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Selbstmanagement

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Die ALPEN-Methode und modernes Zeitmanagement

Die ALPEN-Methode und modernes Zeitmanagement
Die ALPEN-Methode und modernes Zeitmanagement
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Die ALPEN-Methode ist eine einfach umzusetzende Zeitmanagement-Methode und geht auf den deutschen Zeitmanagement-Papst Lothar Seiwert zurück. Lothar Seiwert benutzt diese Methode für seine Tagesplanung.

 

ALPEN hat jedoch nichts mit dem mitteleuropäischen Gebirge zu tun, sondern ist ein Akronym und steht für:

A – Aufgaben aufschreiben
L – Länge schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle

Dies sind die fünf Schritte für eine effiziente Tagesplanung nach der ALPEN-Methode:

 

#1 Aufgaben aufschreiben

Alle vorhandenen Aufgaben, Termine und Verpflichtungen aufzuschreiben ist immer eine gute Idee. Daher ist dieser Tipp nicht nur Bestandteil der ALPEN-Methode, sondern auch von anderen bekannten Zeitmanagement-Prinzipien wie beispielsweise der Getting-Things-Done Methode (GTD) von David Allen und der abgespeckten Methode Zen to Done (ZTD) von Leo Babauta.

 

Warum ist aufschreiben so wichtig?

Vielleicht kennst du die Situation: Es war ein verdammt anstrengender Tag und du könntest ein Mütze voll Schlaf sehr gut gebrauchen. Stattdessen wälzt du dich hin und her und hast tausend Gedanken im Kopf. Die Gedanken kreisen in Endlosschleifen. Du denkst darüber nach, was du heute alles wieder nicht erledigt hast und was du morgen, diese Woche und im nächsten Jahr noch Wichtiges und Unwichtiges zu tun hast. Dein Kopf ist überlastet mit unerledigten Dingen und du schläfst und schläfst nicht ein.
Du musst es schaffen, diese Dinge aus deinem Kopf zu bekommen. Dies gelingt dir, indem du sie aufschreibst!

 

Mach´ deshalb schon am Abend einen schriftlichen Plan für den nächsten Tag und du kannst beruhigt einschlafen.

 

#2 Länge schätzen

Was passiert, wenn du dir zu viele Dinge vornimmst und dafür zu wenig Zeit einplanst? Richtig, du schaffst nicht alles, was du dir vorgenommen hast! Das erzeugt Frustration und kratzt am Lack deines Selbstbewusstseins. Das ist selbst zugefügtes Leid und total überflüssig.

Also:

  • überlege, wie lange du für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben wahrscheinlich benötigen wirst
  • setze dir ein Zeitlimit
  • notiere dir Datum/Uhrzeit, wenn es sich um feste Termine handelt

 

Dabei ist es wichtig, die Erledigungsdauer möglichst realistisch einzuschätzen. Dies ist nicht immer ganz einfach. Bei manchen To-Dos gelingt es uns besser, weil wir auf bestimmte Erfahrungswerte zurückgreifen können.

Die Erledigungsdauer für Arbeitspakete, die wir vorher noch nie gemacht haben, können wir meist viel schlechter abschätzen. Dies birgt das Risiko, dass wir zu wenig Zeit einplanen. Als IT-Projektleiter kann ich ein Lied davon singen. Wenn sich doch die Auftraggeber daran halten würden, die Projekt-Ziele SMART zu definieren. Das “R” in SMART steht nämlich für REALISTISCH –  die Elbphilharmonie lässt grüßen.

 

#3 Pufferzeiten einplanen

Wir haben oben gesehen, dass die Fehleinschätzung von zeitlichen Aufwänden ein gewisses Risikopotential birgt. Außerdem werden wir erfahrungsgemäß in unserem Arbeitsablauf immer wieder gestört: es gibt Probleme mit der Technik, die EDV funktioniert mal wieder nicht, eine dringende Aufgabe muss erledigt werden oder eine plötzliche Einladung zum Vorstands-Meeting kommt dazwischen oder oder oder. Genau hier setzt Punkt #3 an.

 

Verplane NIEMALS deinen kompletten Tag, sondern arbeite mit Pufferzeiten.

 

Faustregel nach der ALPEN-Methode:

  • 60% des (Arbeits-)Tages für geplante Aufgaben und Termine reservieren
  • 40% des (Arbeits-)Tages als Zeitpuffer für unerwartete und spontane Aktivitäten blockieren

 

So kannst du Störungen entspannt entgegen sehen, weil du weißt, dass du deinen Tagesplan dennoch erfüllen kannst.

 

#4 Entscheidungen treffen

Unser aller Tag hat nur 24 Stunden. Es ist unmöglich, in dieser Zeitspanne alle Aufgaben, Termine, Verpflichtungen zu erfüllen. Das musst du akzeptieren – genauso wie dein Kunde oder dein Chef.
Daher musst du Entscheidungen treffen und Prioritäten festlegen.

Du solltest dir pro Tag maximal 3 Tages-Prioritäten vornehmen und diese wichtigen Aufgaben auch tatsächlich erledigen. Alles andere muss entweder warten oder von dir an andere delegiert werden.
Wenn du am Abend deinen Tag reflektierst, solltest Du das Gefühl haben, etwas Wichtiges und Sinnvolles geleistet und dein Tagesziel erreicht zu haben. Wäre das nicht toll?

 

#5 Nachkontrolle

Bevor du abends den Tagesplan für den kommenden Tag erstellst, solltest du eine Nachkontrolle durchführen.

Wie war der heutige Tag?

  • hast du alle deine Prio-1-Aufgaben (maximal 3) erledigen können?
  • waren die Pufferzeiten ausreichend?
  • gab es Probleme?
  • was kannst du verbessern?

Die Nachkontrolle kann man vergleichen mit den Lessons Learned im Projektmanagement. Letztlich geht es darum, aus Fehlern zu lernen und dieselben Fehler nicht zu wiederholen.

 

Die ALPEN-Methode und modernes Zeitmanagement

 

Vorteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein Urgestein des Zeitmanagements. Mittlerweile gibt es durchaus bessere Methoden für modernes Zeitmanagement. Wenn du aber jemand bist, der sich bisher (noch) nicht näher mit Selbstmanagement oder Zeitmanagement beschäftigt hat, bekommst du mit dieser Methode eine einfach umzusetzende 5-Schritte-Anleitung. Anstatt deine Aufgaben nur in einer To-Do-Liste zu verwalten, wirst du dich künftig viel weniger verzetteln und deine wichtigen Aufgaben wirklich erledigen. Abgehakt 😉

 

Nachteile der ALPEN-Methode

Die Methode ist sehr generisch und allgemein gehalten. Dies ist einerseits ihr Vorteil, gleichzeitig auch ihr Nachteil, weil sie viele Fragen offen lässt. Es ist halt nur eine Zeitmanagement-Methode, kein Management-System. Der Fokus liegt eindeutig auf der Tagesplanung. Andere Zeithorizonte für Wochenplan, Monatsplan usw. bleiben ebenso unberücksichtigt wie deine persönliche Leistungskurve (Biorhythmus) oder die Beantwortung der Frage: “wie zum Henker priorisiere ich richtig?”.

 

Fazit:

Die ALPEN-Methode ist etwas in die Jahre gekommen, kann aber immer noch dazu beitragen, deine Produktivität zu steigern. Sie war eine der ersten Produktivitäts-Methoden, die ich für mich ausprobiert habe und hat damals dazu beigetragen, die Zahl meiner erledigten To-Dos markant zu steigern. Somit kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen, das sie für Zeitmanagement-Anfänger bestens geeignet ist.
Wenn du feststellst, dass du in deiner To-Do-Liste plötzlich tatsächlich Aufgaben abhaken kannst, wirst du dieses Erfolgserlebnis nicht mehr missen wollen.

 

Aber Vorsicht: Dies Erfolgs-Gefühl kann süchtig machen und es könnte dann auch passieren, dass du mehr über erfolgreiches Selbstmanagement wissen möchtest. Willkommen im Club.

 

 

Wie planst du deinen Tag?

 

Ich freue ich auf deinen Kommentar.

 

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | #65559110 | Urheber: Jenny Sturm

 

Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

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