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Frank Albers - Online Business-Coach


Strategie-Coaching für Sichtbarkeit und Onlinekurse

Selbstmanagement

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Effektive Meetings planen und durchführen

Effektive Meetings planen und durchführen
Effektive Meetings planen und durchführen
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Effektive Meetings planen und durchführen

 

Sitzt du noch im Meeting oder arbeitest du schon?

 

Meetings sind Zeitfresser und kosten die Wirtschaft eine Menge Geld

 

Sagen wir mal, dass in einem Meeting im Durchschnitt 5 Personen körperlich anwesend sind und ein Meeting durchschnittlich 2 Stunden dauert. Dann haben wir einen durchschnittlichen Aufwand von 10 Arbeitsstunden pro Meeting. Bei einem – ebenfalls angenommenen – Stundensatz von 70.- Euro kostet diese Konferenz also schlappe 700.- Euro. Wenn es sich um ein Status-Meeting handelt, findet diese Besprechung häufig in einem wöchentlichen Turnus statt.

Es ergeben sich also monatliche Kosten für dieses Status-Meeting von 2800.- Euro pro Monat bzw. 33600.- Euro im Jahr.

Wie es schaut´s bei dir aus? An wie vielen Meetings nimmst du im Monatsdurchschnitt teil? Als IT-Projektleiter habe ich an unzähligen Meetings, Besprechungen und Telefonkonferenzen teilgenommen –  egal, ob nun als Teilnehmer oder als Moderator.

Es gab durchaus Wochen, in denen ich mich von den 50 Wochen-Arbeitsstunden bis zu 40 Stunden in Konferenzen oder auf dem Weg dorthin befand – sei es Frankfurt, Paris oder London. Noch unproduktiver als so manche Meetings ist nur noch die Reisezeit dorthin.

Es gibt eine Schätzung einer amerikanischen Studie, die davon ausgeht, dass in den USA jährlich 37 Milliarden Dollar durch schlechte Meetings in den Sand gesetzt werden.

Ich habe keine Zahlen für Deutschland gefunden, aber den Eindruck, dass wir in diesem Bereich den Anschluss an die Amerikaner nicht verloren haben *Ironiemodus aus*.

 

Meetings machen krank
Wie in einem Artikel der “Zeit” zu lesen ist, kosten ineffiziente Meetings aber nicht nur Geld, sondern machen auch krank. Nebengespräche im Konferenzraum, störendes Telefonklingeln, dauerndes Durcheinander-Gequatsche in Endlos-Diskussionen und das Gefühl, wieder nichts erreicht zu haben, zerren an den Nerven aller Beteiligten.

Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass es eine hohe Frustrationstoleranz braucht, wenn man mehrere Tage hintereinander fast ganztags in Meetings verbringt.

 

In jeder Besprechung habe ich dann To-Dos für mich oder mein Team entgegengenommen. Aber wann sollte ich die Arbeitspakete delegieren, geschweige denn selbst erledigen?

 

Im englischen gibt es einen Ausdruck für so etwas: “Death by meeting”

 

Meetings können aber auch Sinn machen

 

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die ein Meeting durchaus rechtfertigen können. Projekt-Pläne müssen erstellt, Vorgehensweisen abgestimmt und Entscheidungen getroffen werden. Alles Dinge, die du als Projektleiter nicht immer im Zwiegespräch mit einem einzigen Ansprechpartner des Kunden, einem Kollegen oder schon gar nicht alleine im stillen Kämmerlein klären oder entscheiden kannst.

Sind Konferenzen tatsächlich notwendig, gilt es, diese effizient zu planen und durchzuführen.

 

EFFEKTIVE MEETINGS PLANEN – VOR DEM MEETING


 

 

Lade nur Teilnehmer ein, die absolut erforderlich sind.

 

Der Chef von Amazon, Jeff Bezos, hat dafür ein Rezept: Two Pizza Rule. Lade nie mehr Leute ein, als du mit zwei Pizzas satt bekommst.
Angaben über die Größe der Pizza hat er nicht gemacht. Grundsätzlich gilt aber für die Anzahl der Teilnehmer: so wenig, wie möglich, so viel, wie nötig.

Wen soll ich einladen:

  • Hol´die notwendigen Fachexperten mit ins Boot
  • Lade die Entscheider ein
  • Denk´aber auch an die anderen Stakeholder* des Projekts

*Für diejenigen, die mit Projektmanagement nicht soviel zu tun haben: Stakeholder sind Personen/Gruppen, die in irgendeiner Form ein Interesse an dem Projekt haben und indirekt meist auch maßgeblich Einfluss auf den Projekterfolg haben. Beispiele hierfür wären Vorstand, Betriebsrat, Abteilungsleiter, besonders erfahrene Key-User oder langjährige Mitarbeiter, die besonderen Einfluss innerhalb des Betriebes haben. Auch, wenn dir der Begriff Stakeholder nicht geläufig ist, fällt dir bestimmt spontan jemand ein, den du beim nächsten Meeting unbedingt einladen musst, ob du willst oder nicht. 😉

Während man die Stakeholder eher aus taktischen Erwägungen einlädt, sind die Fachexperten und Entscheider absolut notwendig.
Je nachdem, welches Ziel du mit dem Meeting verfolgst, solltest du ggf. ein Meeting absagen, falls dir eine der beiden Gruppen fehlt.
Wenn beispielsweise wichtige Entscheidungen zu treffen sind und aus Zeitgründen keine Entscheider teilnehmen können, macht die Besprechung überhaupt keinen Sinn.

 

Kein Meeting ohne Agenda

 

Plane kein Meeting ohne Agenda. Wenn du selbst zu einer Konferenz eingeladen wirst: frage nach einer Agenda. Falls dir der Einladende keine zur Verfügung stellen kann, erkundige Dich, ob deine Teilnahme wirklich notwendig ist. Schließlich hast du auch so genug um die Ohren.

Der Agenda sollte Folgendes zu entnehmen sein:

  • die Topics, also die einzelnen Themen der Meetings; am besten mit kurzer Erläuterung, damit jeder Teilnehmer weiß, um was es genau geht
  • der Zeitplan; für jeden Punkt der Agenda sollte ein bestimmtes Zeitfenster reserviert werden
  • z.B.: 08:00-08:10 Uhr: Begrüßung der Teilnehmer. 08:10-08:20 Uhr: kurze Erläuterung der Themen. 08:20-09:00 Uhr usw.

 

Verschicke die notwendigen Informationen und Einladungen frühzeitig

 

Gib´ den Teilnehmern ausreichend Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten. Es ist unter Umständen sinnvoll, Informationen in Form von Berichten oder Präsentationen bereits im Vorfeld zu versenden, damit die Teilnehmer Zeit haben, sich in die Themen einzuarbeiten. Das ist besonders wichtig, wenn diese Informationen einer Entscheidungsfindung dienen sollen. Wenn du der Moderator sein wirst, ruf die Entscheidungsträger einen Tag vorher an, erinnere sie an das Meeting und frag´ nach, ob sie schon Zeit hatten, sich die Infos anzusehen.

Mehr als einmal ist es vorgekommen, dass sich die Entscheider ihrer Rolle in der kommenden Konferenz nicht bewusst waren und die Unterlagen entweder nicht gelesen haben oder ohne Absage nicht erschienen sind. Ohne Entscheidungsträger keine Entscheidung. Somit kamen alle anderen umsonst.

Ein kurzer zusätzlicher Anruf kann hier enorm viel Arbeitszeit einsparen und Frustration verhindern.

Frühzeitige Einladungen bieten außerdem Gelegenheit, noch zusätzliche Punkte aufzunehmen, wenn ein Teilnehmer es wünscht.

 

Halte Steh-Meetings ab

 

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Meetings im Stehen abzuhalten. Das Ganze wirkt dann auch ein wenig informeller und hemdsärmeliger – im positiven Sinne. Die Meetings sind meist kürzer, dafür aber umso effizienter. Ein Steh-Meeting bietet sich an, wenn die geplante  Dauer 30 Minuten nicht überschreitet.

 

EFFEKTIVE MEETINGS PLANEN IM MEETING


 

Lege Kommunikationsregeln fest

 

Eine einfache Regel: Notebook aus und Handy abschalten. Als externer Berater habe ich viele unterschiedliche Unternehmen kennen gelernt. In einem Punkt war das Verhalten der Mitarbeiter leider ziemlich ähnlich. Sehr häufig kam es vor, dass die Konferenzteilnehmer während des Meetings permanent damit beschäftigt waren, mit gesenktem Kopf tippenderweise hinter ihren Notebooks zu verschwinden und oder mit ihrem Smartphone Emails zu checken – manchmal auch beides gleichzeitig.

Das ist nicht nur unhöflich den anderen Teilnehmern gegenüber, dass ist letztlich unproduktive Zeitverschwendung. Wir Menschen sind nicht wirklich multitasking-fähig. Das Ende vom Lied ist dann, dass diese Kandidaten weder ihren E-Mails noch der Konferenz die gebührende Aufmerksamkeit schenken. Doppelte Arbeit und notwendige Nachbesserungen sind so bereits vorprogrammiert.

Erfreulicherweise konnte ich in einigen Firmen dieses Verhalten dauerhaft ändern. Das geht aber nur mit einem Top-Down-Konzept. Als externer Berater hatte ich es da auch etwas einfacher. D.h. ich bin auf den jeweiligen Vorgesetzten zugegangen und habe ihm erläutert, dass die Meetings im Schnitt um eine halbe Stunde verkürzt werden könnten, wenn jeder wirklich bei der Sache wäre. Gerade ein IT-Direktor oder ein Abteilungsleiter hört dir sofort genau zu, wenn er 30 Minuten pro Besprechung einsparen kann. Wir haben ja zu Beginn schon ausgerechnet, wie viel eine Konferenzstunde kostet.

 

Aufgaben des Moderators

 

Begrüßung und Information

Erläutere kurz die Topics der Agenda und kläre die Reihenfolge inkl. des Zeitplans. Damit “holst” du deine Teilnehmer ab und bringst alle auf den gleichen Kenntnisstand. Lass während des Meetings keine Abweichungen von der Agenda zu. Falls neue Themen aufkommen, die diskutiert werden müssen, plane dafür eine weitere Besprechung, wenn dies nicht über andere Kommunikationswege geklärt werden kann.

 

Fördere ein gemeinsames Verständnis

 

Zwei Welten prallen aufeinander, wenn Mitglieder des Managements auf die Kollegen aus der IT oder andere technische Abteilungen treffen. Jede dieser Gruppen hat sich in jahrelanger Arbeit die jeweilige Fachterminologie angeeignet und benutzt sie gerne und konsequent. Dem Netzwerk-Admin sagt das Wort: Due-Dilligence meist genauso wenig, wie dem Sales-Director der Begriff: Round-Robin. Wenn es ein gemeinsames Ziel zu erreichen gilt, müssen es die Beteiligten erst einmal verstehen, bevor sie an dem gemeinsamen Strang ziehen können.

 

Visualisiere komplexe Zusammenhänge

 

Häufig ist es mit Excel-Sheets und Powerpoints alleine nicht getan. Manchmal ist ein auf dem Flipchart hingekritzelter Netzwerkplan viel verständlicher als ein seitenlanger Fließtext oder bunte Bildchen. Kreativitätstechniken können hier hilfreichsein.

 

Sorge für eine wertvolle Diskussion

 

Es ist nicht förderlich, wenn immer nur dieselben Kollegen das Wort ergreifen. Jeder von uns kennt wohl diese wortgewalltigen Vielredner. Ermuntere auch die stillen, eher introvertierten Teilnehmer. Stell´ ihnen offene Fragen. Meist haben sie sehr wohl etwas Gewinnbringendes zur Lösung beizutragen, fühlen sich aber manchmal durch die Vielredner eingeschüchtert.

 

Erstelle ein Protokoll

 

In das Protokoll gehören insbesondere die getroffenen Entscheidungen, die offenen Punkte und To-Dos. Halte schriftlich fest, wer bis wann welche To-Dos abzuarbeiten hat. Erledige das am besten noch während des Meetings. Dann kann jeder Teilnehmer sofort Einspruch erheben oder Verbesserungsvorschläge machen, falls ihm etwas nicht passt. Am Ende der Sitzung hast du ein fertiges Protokoll, dass von allen abgesegnet ist. Wenn du es erst drei Tage später erstellst, ist deine Erinnerung an die Konferenz nicht mehr frisch und dein Protokoll wird ungenau. Außerdem gibt es unfaire Zeitgenossen, die im Nachhinein versuchen, über das Protokoll eine unbequeme Entscheidung nachträglich in Frage zu stellen. Fertige das Protokoll direkt im Meeting an und du ersparst dir ein überflüssiges E-Mail-Ping-Pong.

 

Schon fertig?

 

Wenn ein Meeting kürzer dauert als geplant – beenden! Es gibt keinen Grund, im Konferenzraum weitere Zeit zu verbringen. Insbesondere dann, wenn die Kaffeekannen leer sind 😉

 

Ein Dankeschön an die Teilnehmer
Eigentlich überflüssig zu sagen: Bedanke dich bei den Teilnehmern, dass sie sich Zeit für dein Meeting genommen haben. Zwar bekommt jeder der Teilnehmer die Zeit meist bezahlt, dennoch hat jeder mehr als genug zu tun und muss – genau wie du – mit seiner zur Verfügung stehenden Zeit sorgsam umgehen. Ich habe auch schon so manches Meeting abgesagt, weil andere Aufgaben eine höhere Priorität hatten.

Wenn´s dir mal so ergehen sollte, nimm´s nicht persönlich.

 

Fazit:

Effektive und effiziente Meetings sind möglich, aber leider nicht die Regel.

 

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | #17637846 | Urheber: corepics

Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

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Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

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