Einfach-effektiv.de

Frank Albers - Online Business-Coach


Strategie-Coaching für Sichtbarkeit und Onlinekurse

Selbstmanagement

.

Einführung Getting Things Done GTD – David Allen (Teil 5)

Einführung Getting Things Done GTD – David Allen (Teil 5)
Einführung Getting Things Done GTD – David Allen (Teil 5)
5 (100%) 2 votes

Einführung Getting Things Done GTD – David Allen (Teil 5)

 

Bevor es jetzt mit Teil 5 weitergeht, noch etwas in eigener Sache. Im Nachgang zu dieser Einführungsserie wird es von mir noch eine Zusammenfassung zu GTD geben. Hier werde ich dir dann die Vor- und Nachteile erläutern und dir die besten Apps vorstellen. Außerdem bereite ich noch Checklisten, Vorlagen und kurze Howto-Videos vor, die dir zeigen, wie du die To-Do-Apps am besten für GTD einrichtest. Die Dokumente werden auf meiner Website in einem geschützten Bereich abgelegt. Wenn du Zugang zu diesen Ressourcen haben möchtest, gehst du einfach auf meine Website unter www.einfach-effektiv.de/kostenlos . Dort trägst du dich mit deinem Vornamen und deiner Email-Adresse in das Formular ein und du bekommst den Zugangslink automatisch zugeschickt, sobald ich die Dokumente und Videos hochgeladen habe.
Der Zugang ist für dich absolut kostenlos.
So, jetzt aber zurück zum heutigen Thema.

 

Einführung Getting Things Done GTD – David Allen (Teil 5)

 

Eines der wichtigsten Ziele in David Allens Methode ist:

Alle Verpflichtungen und Aufgaben aus deinem Kopf in ein „vertrauenswürdiges System“ zu verbannen. Damit ist deine To-Do-Liste und dein Referenz- oder Ablage-System gemeint.

 

 

In den vorherigen Folgen meiner Einführung in GTD haben wir uns mit den ersten vier Punkten beschäftigt.

  • Erfassen
  • Durcharbeiten
  • Organisieren
  • Durchsehen

 

 

Heute kommen wir zu Schritt 5 im GTD-Workflow:

  • Erledigen

 

Auf der Basis deiner To-Do-Liste musst du entscheiden, was du wann tun möchtest.

 

David Allen gibt dir mit seiner GTD-Methode drei Modelle an die Hand, auf deren Basis du diese Entscheidungen treffen kannst bzw. solltest:

  • 1. Modell: 4 Kriterien für die Entscheidung, was genau JETZT zu tun ist
  • 2. Modell: 3 Schritte für die Einschätzung deiner täglichen Arbeit
  • 3. Modell: 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns im Hinblick auf deine Ziele

 

1. Modell: : 4 Kriterien für die Entscheidung, was genau JETZT zu tun ist

Über welche Kriterien sprechen wir hier? Das sind im Einzelnen:

  • Kontext
  • verfügbare Zeit
  • verfügbare Energie
  • Priorität

 

 

Kontext

Über Kontexte hatten wir zu Beginn meiner Einführungsreihe zu GTD schon gesprochen. Üblicherweise stellt man beim Notieren der Next Steps oder „Nächsten Schritte“ der Aufgabe ein @-Zeichen vorweg, z.B.:

 

  • @Home
  • @Büro
  • @Computer
  • @Phone

 

Wir hatten ebenfalls schon in einer früheren Folge festgestellt, dass sich in den fast 15 Jahren nach Erscheinen des GTD-Buches einiges in unserem Leben verändert hat. Da wir mit unserem SMART-Phone und Tablet quasi unser Büro, unseren Computer und unser Telefon sowieso, immer dabei haben, hat die Bedeutung des Kontextes natürlich abgenommen. Viele Dinge können wir an (fast) jedem Ort der Welt erledigen.

Dennoch gibt es immer einiges, was auch weiterhin kontextbezogen behandelt werden muss.

Beispielsweise:

  • ein Protokoll während eines Präsenzmeetings führen
  • das Auto zum TÜV in die Werkstatt bringen
  • das Telefonat führen, wenn das Mobilfunk-Netz wieder verfügbar ist

 

Manche Aufgaben sind von einem Kontext abhängig und wir können oder wir sollten sie in diesem Kontext erledigen. Beispielsweise dann, wenn ich Aufgaben im Stapel abarbeiten möchte und mir für die Bearbeitung der E-Mails ein 30- Minuten- Zeitfenster reserviert habe.

 

 

Verfügbare Zeit

Das GTD-System ist eines der wenigen Selbstmanagement-Systeme, die lobenswerterweise auch deine verfügbare Zeit und deine verfügbare Energie berücksichtigen. Und in dieser Zeit stehen dir unterschiedlich große Zeitfenster zur Verfügung, weil dein Tag wahrscheinlich zu großen Teilen auch fremdbestimmt ist. Zum Beispiel werden dir eventuell Termine für Meetings vorgegeben. Es gilt also, die Zeit zwischen deinen Terminen effizient zu nutzen.

 

Verfügbare Energie

Deine verfügbare Energie ist natürlich ein wichtiger Faktor für deine Produktivität. Viele Zeitmanagement Methoden scheinen davon auszugehen, dass du über unendlich viel Energie verfügst. Hier ist GTD auch eher wieder die Ausnahme.

 

Auch ich berücksichtige bei meiner Tagesplanung meine vorhandene Energie. Ich habe mir angewöhnt, nach meinem eigenen Biorhythmus zu arbeiten.

 

Das ist mein Tagesablauf, wenn ich in einem festen Projekt stecke:

Ich stehe normalerweise morgens um circa 5:30 Uhr auf und bin zwischen 6:00 Uhr und 7:00 Uhr an meinem Schreibtisch. Dann beginne ich mit Routineaufgaben, die noch keine großen Gehirnleistungen erfordern. Meine Leistungsfähigkeit ist ungefähr zwischen 8:00 und 11:30 Uhr am höchsten. In dieser Zeit erledige ich alle Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern. Von 11:30 Uhr bis 12:00 Uhr bearbeite ich meistens noch ein paar E-Mails und um 12:00 Uhr ist Mittag angesagt. Von 13:00 bis 14:00 Uhr erledige ich dann normalerweise noch ein paar leichtere Aufgaben, um mich dann von 14 bis 17:00 Uhr den restlichen Aufgaben zu widmen.

 

Dieser Tagesablauf entspricht wahrscheinlich jemandem, der sich eher in einem Angestelltenverhältnis befindet.

Wenn ich mich in meiner projektfreien Zeit praktisch nur im Homeoffice befinde, sieht mein Tagesablauf ähnlich aus, obwohl ich dann natürlich etwas freier in meiner Tageseinteilung bin.

 

 

Priorität

Bei den Prioritäten geht es darum, für dich zu entscheiden, welche Aufgaben dir wirklich wichtig sind. Als Entscheidungshilfe für das, was für dich das Wichtigste ist, gibt dir GTD zwei zusätzliche Modelle an die Hand.

 

 

2. Modell: 3 Schritte für die Einschätzung deiner täglichen Arbeit

Wenn du jemandem sagst, „ich arbeite gerade“, dann bist du im Allgemeinen mit einer der drei folgenden Tätigkeiten beschäftigt:

  • vorbestimmte Arbeiten erledigen
  • ad hoc-Arbeiten erledigen
  • Arbeit planen

 

 

Vorbestimmte Arbeiten erledigen

Wenn du vorbestimmte Arbeiten erledigst, dann arbeitest du die einzelnen Tasks, beziehungsweise die „Nächsten Schritte“ deiner Projekte auf deiner To-Do-Liste ab. Diese Vorgehensweise ist sehr produktiv, weil du dir ja bereits im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben gemacht hast.

 

Ad hoc-Arbeiten erledigen

Mit Ad-hoc arbeiten ist gemeint, dass du alles erledigst, was dir gerade in die Finger kommt.

Das kann zum Beispiel sein:

  • eine E-Mail beantworten, die grade reingeflattert kam
  • dem Chef Rede und Antwort stehen, der plötzlich unaufgefordert 😉 neben deinem Schreibtisch auftaucht
  • den Anruf eines Kunden entgegennehmen und die Fragen des Kunden sofort beantworten

 

 

Jeden Tag bekommen wir es überraschend mit neuen Problemen und Anforderung zu tun, die wir nicht einplanen konnten. Diese Ad-hoc Aufgaben halten uns davon ab, unsere To-Do-Liste wie geplant abzuarbeiten. Es gilt, die ungeplanten Aufgaben möglichst zu minimieren, bzw. in unserer To-Do-Liste aufzunehmen, und erst später zu erledigen. Als Stichwort wäre hier wieder „ als Block abarbeiten“ zu nennen.

 

Arbeit planen

Die dritte Tätigkeit, mit der du gerade beschäftigt sein könntest, wäre die Arbeit zu planen. D.h. du gehst deine Eingangskörbe durch wie z. B.:

  • deine Eingangskörbe für Dokumente
  • deine Inbox für E-Mails
  • oder die Post-Its, die dir jemand an deinen Schreibtisch geheftet hat

und übernimmst anschließend alles in eine To-Do-Liste. Dann versiehst du die neuen Aufgaben wieder mit Kontext und Priorität. Je mehr Aufgaben du planst und je weniger Ad- hoc- Aufgaben du übernimmst, desto mehr Freiheit und Selbstbestimmtheit wirst du über deine Zeit gewinnen.

 

Das letzte Modell, welches dir GTD als Entscheidungshilfe an die Hand gibt ist das Modell der 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns im Hinblick auf deine Ziele.

 

3. Modell: 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns in Hinblick auf deine Ziele

  • 15000 Meter + x: Deine Lebensziele
  • 12000 Meter: Deine Ziele für 3-5 Jahre
  • 9000 Meter: Deine Ziele für 1-2 Jahre
  • 6000 Meter: Deine Verantwortungsbereiche
  • 3000 Meter: Deine offenen Projekte
  • Startbahn: Dein aktuelles Handeln

 

Vielen von uns geht es täglich so, dass wird zwar den ganzen Tag beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv sind.

Produktiv bin ich nur, wenn ich mittel-und langfristig meinen Zielen näher komme.

Das ist zumindest meine Definition von Produktivität.

 

Machen wir ein Gedankenexperiment

Stell dir vor, du sitzt in einem Flugzeug, welches gerade über die Startbahn rollt und auf seine Freigabe wartet.

 

 

Startbahn: Dein aktuelles Handeln

Die Stadtbahn ist vergleichbar mit deinem aktuellen Handeln. Hiermit sind all´ die täglichen Arbeiten gemeint, mit denen du beschäftigt bist. Wie zum Beispiel:

  • E-Mails beantworten
  • Telefonanrufe erledigen
  • Reportings erstellen

So sitzt du an deinem Schreibtisch, erledigst deine Aufgaben, aber dir fehlt der große Überblick.

Wenn du im Flieger sitzt, schränken die vielen Sitzreihen und die kleinen Fenster deinen Blick in erheblich sein. Ähnlich ist es mit den vielen kleinen Aufgaben, die jeden Tag zu erledigen sind. Sie schränken deinen Blick auf das große Ganze erheblich ein.

 

3000 Meter: Deine offenen Projekte

Das Flugzeug hat mittlerweile abgehoben und wir befinden uns auf 3000 m Höhe. Jetzt hast du schon etwas mehr Überblick gewonnen. Zwar siehst du nicht mehr so viele Details, dafür hast du jetzt deine Projekte besser im Blick. Du siehst jetzt, wie weit jedes einzelne Projekt fortgeschritten ist und was pro Projekt noch zu tun ist. Es ist nie verkehrt, ein wenig auf Abstand zu gehen, um einen neuen Blickwinkel zu erhalten.

 

Manchmal sehen Dinge mit einem gewissen Abstand ganz anders aus. Ein Ferienhotel in dem Prospekt eines Reiseanbieters hat möglicherweise wunderbare Hochglanz Fotos vom Strand und dem Palmenhain, von dem es angeblich umgeben ist. Wenn du dasselbe Hotel über Google Earth besuchst, stellst du aber möglicherweise fest, dass der Strand in Wahrheit 1 km entfernt ist und das Hotel nicht von Palmen, sondern von Bausünden aus den 70er Jahren umgeben ist.

 

6000 Meter: Deine Verantwortungsbereiche

Steigen wir nun in unserem Gedankenexperiment mit dem Flieger auf 6000 Meter. Das ist die Höhe, die David Allen als „Verantwortungsbereiche“ bezeichnet. Dieser Begriff ist meiner Meinung nach nicht ganz griffig. Grob unterscheiden kann man hier die Verantwortungsbereiche im Beruf und im Privatleben. Im Beruf gilt es, bestimmte Standards, Gesetze und Verpflichtungen einzuhalten, die deine berufliche Rolle mit sich bringt. Dies kann z.B. Fortbildung sein, die du machen möchtest oder musst. Auch im Privatleben werden bestimmte Erwartungen in Bezug auf:

  • Familie
  • Verein
  • Gesundheit
  • Erholung
  • Finanzen usw.

an dich gestellt.

 

9000 Meter: Deine Ziele für 1-2 Jahre

Wir steigen nun auf 9000 m und schauen uns deine Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre an. Bei mir ist es zum Beispiel so, dass ich Fortbildungen und Urlaube meistens 12 bis 15 Monate im voraus plane. Diese beiden Dinge sind mir so wichtig geworden, dass ich alles andere drum herum drapiere. In der Anfangszeit meiner Selbstständigkeit war ich nicht besonders zuversichtlich, was meine Auftragslage anging. So habe ich den Fehler gemacht, in den ersten beiden Jahren auf Urlaub zu verzichten und war danach ziemlich platt. Ich hatte mir geschworen, dass mir das kein zweites Mal passiert und erkannt, dass Urlaub für meine Gesundheit sehr wichtig ist. Ähnlich halte ich es mit meinen Fortbildungen. Da Fort- und Weiterbildung meistens an Termine geknüpft sind, buche ich die Seminare, an denen ich unbedingt teilnehmen möchte, schon sehr frühzeitig.

 

 

12000 Meter: Deine Ziele für 3-5 Jahre

Weiter geht’s nun auf 12.000 m. Kennst du die Frage von Bewerbungsgesprächen? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Ich muss zugeben, früher konnte ich mit der Frage überhaupt nichts anfangen, aber auch hier gab es einen Lernprozess. Zugegeben, meine Liste ist nicht besonders lang, was die Punkte für diesen Zeitraum angeht, aber es gibt schon das ein oder andere, was sich für diesen Zeitraum in meiner Bucket-List befindet. Und einiges davon habe ich in der Vergangenheit auch schon abgehakt. So habe ich zum Beispiel vor circa drei Jahren mit dem Enduro-Fahren begonnen, was ich vorher lange Zeit vor mir her geschoben habe. Auf der gemeinsamen Bucket-List von meiner Frau und mir stand lange Zeit „eine Kreuzfahrt nach Spitzbergen.“ Auch diesen Wunsch haben wir uns mittlerweile erfüllt, sogar schon zwei Mal. Du hast bestimmt auch ein paar Dinge, von denen du sagst „möchte ich irgendwann mal machen“. Erfahrungsgemäß wird es meistens nichts.

Mein Tipp für dich:

 

Schreib´ es auf und plane es zu einem konkreten Termin. Dann wird´s auch was.

 

Häufig schieben wir so lange unsere Wünschen vor uns her, bis wir plötzlich keine Zeit mehr haben, sie uns zu erfüllen. Und so manches Mal merkt man erst dann, dass auch die eigene Zeit endlich ist, wenn jemand in deinem nahen persönlichen Umfeld, sei es Freundeskreis oder Familie, plötzlich und unvermutet stirbt.

 

Wenn nicht jetzt, wann dann!

 

 

15000 Meter + x: Deine Lebensziele

Nun steigen wir ein letztes Mal hoch in unserem Flieger. Es geht auf 15.000 m. Auf dieser Höhe bietet sich der Gesamtüberblick über dein Leben.

  • was für Lebensziele und Visionen hast du?
  • was soll man später über dich sagen?
  • was möchtest du der Welt hinterlassen?
  • was möchtest du in deinem Leben noch erreichen?

 

Das alles sind Fragen, die du nur für dich selbst beantworten kannst. Und es kann sich durchaus lohnen, sich darüber ein paar Gedanken zu machen.

 

Ich habe für mich festgestellt, dass ich einigen Abstand brauche, um mir Gedanken über die höheren Ebenen zu machen. Meist nutze ich dafür die Zeit in einem Auslandsurlaub, weil ich dann nicht mehr im täglichen Alltagstrott eingespannt bin und durch den Ortswechsel sogar den physischen Abstand zur Arbeit habe.

 

Den Entschluss, diesen Blog zu starten, habe ich während eines Urlaubes auf der Dachterrasse unseres Hotels auf der Blumen-Insel Madeira gefasst. Dort hatte ich nicht nur den Überblick über das Meer und die wunderschöne Küste, sondern auch über das, was ich in den nächsten 3-5 Jahren machen möchte.

 

Bei mir ist es meistens so, dass ich grundlegende, lebensentscheidende Veränderungen in meinem Urlaub beschließe. Je größer die Tragweite der Entscheidung, desto mehr Zeit nehme ich mir.

Meine Prioritäten setze ich so, dass ich Aufgaben vorrangig behandle, die mich meinen mittel- und langfristigen Zielen näher bringen.

 

Geschafft! Das waren die 5 Schritte der Getting Things Done – Methode von David Allen. Schön, dass du mir bis hier hin treu geblieben bist.

 

Wie gehst Du bei Deiner Zielsetzung vor?

Arbeitest Du auch mit verschiedenen Ebenen?

Wo, wann und wie triffst Du deine Entscheidungen?

 

Ich freue mich auf deinen Kommentar

 

 

Artikel-Serie: Einführung in Getting Things Done (GTD)

Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen

Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten

Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren

Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen

Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen

Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps

Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | Datei: #75492004 | Urheber: Senohrabek

[*] Partnerlink

Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

Letzte Artikel von Frank Albers (Alle anzeigen)

Hinterlasse einen Kommentar!


Der neue Trello Video Kurs (klick auf den Monitor für mehr Informationen)




Das Trello Buch bei Amazon



Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

Neugierig?