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Einführung GTD Getting Things Done Methode – David Allen (Teil 3)

Herzlich willkommen zum 3. Teil meiner Reihe Einführung Getting Things Done Teil 3. Hier zum besseren Verständnis nochmal
die 5 Schritte der GTD Getting Things Done Methode:

Erfassen
Durcharbeiten
Organisieren
Durchsehen
Erledigen

Getting Things Done oder die GTD Selbstmanagement Methode, ist eine Methode, die 2001 von David Allen entwickelt wurde. GTD ist eingetragene Marke der David Allen Company. Allen hat seine Selbstmanagement Methode sehr ausführlich in seinem Buch beschrieben; sie besteht nicht nur aus Komponenten des klassischen Zeitmanagements, sondern auch der Selbstorganisation. In Deutschland ist das Buch 2004 unter dem Titel “Wie ich Dinge geregelt kriege”[*] erschienen (Link = aktualisierte Auflage von 2015).
Im ersten Teil haben wir uns mit dem Punkt 1, dem Erfassen beschäftigt.
Dort habe ich dir erklärt, warum das Erfassen so wichtig ist: Wir müssen es schaffen, alle Dinge, die wir erledigen wollen oder müssen, aus unserem Kopf zu verbannen. So ist gewährleistet, dass unser Gehirn nicht überlastet und mit unnützen Dingen gefüllt wird.

Nachdem wir alle Aufgaben und Verpflichtungen schriftlich festgehalten haben, ging es zum 2. Arbeitsschritt, dem Durcharbeiten.
Eine wichtige Empfehlung war, die Anzahl der Eingangskörbe bzw. Eingangskanäle möglichst gering zu halten, um dir die Arbeit zu erleichtern und den Verwaltungsoverhead zu minimieren.

Wir stellten uns bei jedem Ding, bei jeder Sache die Frage:

um was handelt es sich überhaupt und
ist damit etwas zu tun? (ist eine Handlung erforderlich?)

An diesem Punkt knüpfen wir nun beim Organisieren an.

Organisieren – eine Handlung ist erforderlich

Wenn eine Handlung erforderlich ist, unterscheidet GTD zwischen

Terminen
Aufgaben
Projekten

Termine
Termin gehören in den Terminkalender. Hier kommt alles rein, was

zu einer definierten/vorbestimmten Uhrzeit fällig ist
an einem bestimmten Datum fällig ist
als Information an einem spezifischen Kalendertag wichtig ist.

Was in den Kalender nicht hineingehört, sind normale Aufgaben. Aufgaben kommen – wer hätte es gedacht? – immer auf die Aufgabenliste (egal ob analog oder digital). Das ist leider ein Punkt, der häufig falsch gemacht wird. Aufgaben und Termine sind strikt zu trennen.

Aber, wie so oft im Leben gibt es auch hier eine Ausnahme. Wenn eine bestimmte Handlung von einer ganz bestimmten Zeit oder einem Datum abhängig ist, so wird diese Aufgabe doch in den Kalender eingetragen.

Ein Beispiel:
Wenn du dein Auto nach dem Umzug ummelden möchtest und das Amt immer nur Donnerstag zwischen 16:00 – 18:00 Uhr verlängerte Öffnungszeiten für Berufstätige anbietet, solltest du die Aufgabe “umgemeldetes Auto” für Donnerstag 16:00 Uhr in deinen Kalender eintragen.

Noch eine Bemerkung zu dem Eintragen von Aufgaben in deine Todo-Liste. Ich wurde nach dem Teil 2 meiner Einführung in GTD mehrfach angesprochen, dass ich meine Aufgaben, sagen wir mal “etwas seltsam” beschrieben habe.

Was meine ich damit? Dies waren meine Beispiel-Aufgaben:

Gewünschtes Ergebnis: Gereinigte Innenscheiben deines Autos
Gewünschtes Ergebnis: Durchgeführte Jahreswartung an deinem Auto durch Vertragswerkstatt
Gewünschtes Ergebnis: Umgemeldetes Auto

Wobei ich die Worte “Gewünschtes Ergebnis” nur zur Verdeutlichung in diesem Blog verwende, nicht jedoch in meiner Todo-Liste.

Die meisten Menschen hätten die Aufgaben anders notiert. Ungefähr so:

Auto-Innenscheiben reinigen
Jahreswartung durchführen lassen
Auto ummelden

So habe ich es früher auch gemacht und falle auch manchmal in alte Gewohnheiten zurück, merke es dann aber meistens früh genug, um es zu korrigieren.

Du fragst dich nun, wo der Unterschied ist?

Um nach der GTD Methode zu arbeiten, solltest du dir angewöhnen, “das Ende vorweg zu nehmen” – wie David Allen es ausdrückt. Wenn du dir also schon zu Beginn Gedanken darüber machst, wie das gewünschte Ergebnis deiner Handlungen aussehen soll, verhilft dir das zu einer klaren Vorstellung, was dein eigentliches Ziel ist.

Dein Ziel ist es nämlich nicht, die Autoscheiben zu reinigen – also die Reinigungstätigkeit als solche durchzuführen, sondern du möchtest klare, saubere Scheiben haben.

Möglicherweise wird es an einem anderen Beispiel noch deutlicher:

Ziel 1: Flughafen in Berlin bauen
Ziel 2: Termingerecht fertig gestellter Flughafen in Berlin, der pro Jahr zehn Millionen Fluggäste abfertigt und die neuesten Sicherheitsstandards erfüllt
Ziel 3: eBook schreiben
Ziel 4: 10.000 verkaufte Exemplare des neu erstellten eBooks zum Thema Hunderassen in 2016

Ich hoffe bei den Beispielen 1 und 3 wird deutlich, dass die Ziele hier zu schwammig sind. Wenn wir uns dagegen das 4. Beispiel anschauen, sehen wir, dass man sich bei diesem Ziel weit mehr Gedanken gemacht hat, als nur über das reine Schreiben eines eBooks.

Wenn du das Ziel “10.000 verkaufte Exemplare des neu erstellten eBooks zum Thema Hunderassen in 2016” in die Mitte eines Mindmaps schreibst, dann werden nach kürzester Zeit deine Ideen nur so sprudeln.

Du brauchst ein ansprechendes Cover für die Vermarktung.
Du musst eine Marketingstrategie entwickeln.
Du musst dich um Kooperationspartner kümmern.
Du musst dich um einen aussagekräftigen Titel kümmern
Du musst passende Blogartikel dazu verfassen
Du musst Keyword-Recherche betreiben, damit du von Google gut gefunden wirst
usw.

Wie du siehst, willst du nicht nur ein eBook schreiben und auf deiner Festplatte speichern, ohne dass irgend jemand außer dir das Buch lesen kann, sondern du möchtest mehr. Und wenn du dir nun deine Todo-Liste noch einmal durchliest, dir dabei ein wenig Zeit nimmst und pro Aufgabe das jeweils gewünschte “Ende vorweg nimmst”, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass du fast immer mehr möchtest, als du dir zuvor notiert hast.

Komisch, ich schweife doch immer wieder etwas ab 😉

Wo waren wir stehen geblieben?

Ach ja, wir halten nochmals fest:

Termine gehören in den Kalender
Aufgaben kommen immer in die Todo-Liste (außer sie sind von einem Termin abhängig)

Aufgaben
Wenn die Erledigung nicht länger als 2 Minuten dauert, empfiehlt GTD, die Aufgabe sofort zu erledigen, um mit dem Aufschreiben nicht länger beschäftigt zu sein, als mit der Erledigung der notwendigen Handlung.
Dauert die Erledigung länger, schreibst du sie in deine Todo-Liste. Ich spreche hier in meiner Einführung immer von DER Todo-Liste. Das ist eigentlich nicht so ganz GTD-konform. GTD kennt nämlich viele Listen.

Diese Listen sind nach so genannten Kontexten geordnet und nicht nach Prioritäten (wie z.B. bei der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Methode). Für GTD sind alle unsere Aufgaben gleich wichtig. GTD orientiert sich damit an der Art und Weise, wie unser Gehirn mit den Aufgaben umgeht. Wenn du nachts wach liegst, weil dir tausend Dinge durch den Kopf gehen, hast du sicher schon festgestellt, das es sich dabei um die wichtigsten und unwichtigsten Dinge handelt. Unser Gehirn unterscheidet nicht. Ebenso wenig wie die GTD Methode.

Stattdessen werden hier die Aufgaben nach Kontexten geordnet, wie z. B.

@ Büro
@ zu Hause
@ Telefon
@ Computer
@ Besorgung/Einkauf
@ Warten auf
@ Vielleicht/irgendwann

Zum Kennzeichen eines Kontextes hat es sich eingebürgert, das @-Zeichen zu benutzen.

Bei der Wahl der Kontexte bist du relativ frei. Wähle sie so, dass sie zu deiner Arbeitsweise und deinen Präferenzen passen. Wahrscheinlich hat man vor fast 15 Jahren, als das GTD System das Licht der Welt erblickte, noch wesentlich mehr Kontexte benötigt als im Zeitalter der Smartphones.

Die Erledigung von manchen Aufgaben ist zwar immer noch orts- bzw. kontextgebunden, aber längst nicht mehr in dem Maße wie damals. Mit dem Smartphone hast du häufig dein zu Hause, dein Büro, dein Telefon, deinen Computer, deinen Einkauf (z.B. in Form von Amazon oder Ebay) in der Tasche.

Dennoch machen die Kontexte auch heute noch Sinn. Sie können dir beispielsweise dabei helfen, ähnliche Aufgaben im Block abzuarbeiten.

Wenn du gleichartige Aufgaben in Blöcken abarbeitest sparst du eine Menge Zeit.

Wie du vielleicht gemerkt hast, gibt es drei Arten von Kontexten:

Orte (zu Hause, Büro, Besorgung ist letztlich auch meist mit einer Örtlichkeit z.B. einem Baumarkt verbunden)
Ressourcen (Computer, Telefon etc.)
Sonderkontexte (Warten auf, Vielleicht/Irgendwann)

Ich denke, Orte und Ressourcen brauche ich nicht näher zu erläutern, auf die Sonderkontexte gehe ich aber noch kurz ein.

Der “Warten auf”-Kontext
Der “Warten auf”-Kontext bezieht sich auf Aufgaben, deren nächster Schritt von dir noch nicht in Angriff genommen werden kann, weil jemand Externes erst tätig werden muss, damit du weiterkommst.

Beispiel:
Ich hatte einen örtlichen Notar beauftragt, für mich eine Vorsorgevollmacht zu erstellen. Der nächste Schritt wäre, dass ich diesen Entwurf prüfe und dem Notar meine Änderungswünsche mitteile. Allerdings lag dieser Task bei mir ca. sechs Wochen lang im Kontext “Warten auf” , weil der Notar wohl etwas überlastet war.

Der “ Irgendwann/Vielleicht Später”-Kontext
Das ist eine Art Sammelbox für Ideen, Wünsche und Träume, die du hast. Es sind Aufgaben oder Projekte, die du – wie der Name schon sagt – vieleicht irgendwann einmal aktiv angehen möchtest oder auch nicht.

Beispiele hierfür wären:

ein Link zu einem Blogartikel, den du später vielleicht einmal lesen möchtest
der Task: Informationen sammeln zu deinem Traumurlaubsziel
den Segelschein machen

Ein Nachteil, den es früher bei der GTD Methode gab, ist durch die fortschreitende Digitalisierung unserer Welt mehr oder weniger verschwunden: Früher brauchtest du für jeden Kontext eine Liste, was die Methode an sich schon wieder in Frage stellte, weil du schon einen eigenen Ordner bzw. Ablagemappe nur für deine Listen brauchtest.

Heutzutage kannst du fast jede App so anpassen, dass sie GTD-tauglich ist. Am Ende meiner GTD-Serie werde ich dir passende Todo-Apps vorstellen.

Nachdem wir nun Termine und Aufgaben besprochen haben, kommen wir nun noch zu den Projekten.

Projekte
Wie bereits oben erwähnt mussten wir früher – zu analogen “Papier”-Zeiten – auch für Projekte eine Liste führen. Diese diente quasi als Inhaltsverzeichnis für jedes einzelne Projekt, für das dann nochmal eine separate Liste geführt wurde, in der alle zugehörigen Aufgaben und Tasks eingetragen wurden.

Das war früher.
Im digitalen Zeitalter tragen wir diese Projekte wieder nur als eine Art Klammer in unsere Todo-App ein und schreiben die Aufgaben darunter. Nochmal mein Hinweis: am Ende meiner GTD-Serie gehe ich speziell auf Software und Apps ein. Bitte hab´ noch ein wenig Geduld.

Nun haben wir den Fall „Handlung erforderlich“ abgehandelt und was ist, wenn gar keine Handlungen erforderlich sind?

Organisieren – es ist keine Handllung erforderlich

Wenn keine Handlung erforderlich ist, haben wir drei Optionen:

es handelt sich um Müll
Entwicklung abwarten
Referenzmaterial

Na klar, wenn´s Müll ist, wirf´ weg das Zeug und belaste dich nicht weiter damit. Mehr gibt´s dazu eigentlich nicht zu sagen. Warum tun wir uns damit häufig so unglaublich schwer?

Wenn du dich nicht traust, etwas weg zu werfen, dann habe ich noch folgenden Tipp für dich.

Nimm´dir eine Kiste wie z.B. eine Umzugskarton und beschrifte ihn mit:

dem heutigen Datum
dem Schriftzug : “WEICHEI-Box”

In diese “WEICHEI-Box” legst du nun alle Dinge hinein, bei denen du es nicht schaffst, sie sofort weg zu werfen.

Genau nach einem Monat (das Datum steht ja auf der Box) nimmst du dir die Kiste wieder vor und entscheidest erneut.
Du legst KEINE zweite Box an! Wenn du andere Dinge hinein tun möchtest, musst du zuerst Sachen aus der “WEICHEI-Box” entsorgen.
Du hast in deinem Leben schon viel wichtigere Entscheidungen getroffen, warum bist du hier ein WEICHEI?

Entwicklung abwarten
Es gibt immer wieder Dinge, Aufgaben und Informationen, für die zur Zeit noch keine Handlung erforderlich ist. Es könnte aber sein, dass dies später der Fall sein wird.

Beispiel:
Du hast eventuell Rabatt-Gutscheine für spezielle Online-Seminare oder Trainings erhalten, weißt aber noch nicht, ob du überhaupt an diesem Seminar teilnehmen möchtest. Die Gutscheine sind aber nur 14 Tage gültig.

Solche Dinge sind etwas für deine Wiedervorlage. Solltest du dich nämlich entscheiden, dass dieses Seminar doch etwas für dich ist, weil es dich beruflich weiterbringen würde, dann wäre es doch schade, wenn der Gutschein breits verfallen ist. Ab in die Wiedervorlage damit und lass dich in 13 Tagen daran per App automatisch erinnern.
Während also der Kontext “ Vielleicht/irgendwann” zeitlich unbegrenzt ist, handelt es sich bei Entwicklung abwarten eher um Dinge und Aufgaben, die ein “Verfallsdatum” besitzen.

Und last but not least das Referenzmaterial.

Referenzmaterial

Mit Referenzmaterial ist alles Mögliche an Info-Material gemeint, das du auf Dauer im Zugriff haben möchtest. GTD unterscheidet zwei Arten

Allgemeines Referenzmaterial (Allgemeine Infos)
Projektbezogenes Referenzmaterial (Infos für ein bestimmtes Projekt)

Für mein Referenzmaterial und mein (fast) papierloses Büro benutze ich seit 2012 die App Evernote. Gerade, wenn man viel unterwegs ist, ist es ein unschätzbarer Vorteil:

auf jedem Gerät (Web-App, Smartphone, PC, Mac)
an jedem Ort (online/offline)

Zugriff auf seine Informationen und Dokumente zu haben – sogar mit Volltextsuche. Zum papierlosen Büro und ganz speziell Evernote wird es in absehbarer Zeit einen Artikel von mir geben. Ich möchte euch aber auch den Video-Kurs meines Kollegen Thomas Mangold nicht vorenthalten Evernote-Video-Kurs [*]. Schau´ ihn dir doch mal unverbindlich an. Ich habe ihn mir selbst geholt und tatsächlich noch Einiges dazu lernen können.

So, das war´s auch schon wieder für heute mit meiner Einführung Getting Things Done Teil 3.

In der nächsten Folge meiner Reihe werden wir uns mit dem vierten Punkt befassen: