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Frank Albers - Online Business-Coach


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Selbstmanagement

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Einführung in Getting Things Done – David Allen (Teil 6)

Einführung in Getting Things Done – David Allen (Teil 6)
Einführung in Getting Things Done – David Allen (Teil 6)
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Einführung in „Getting Things Done“ – David Allen (Teil 6)

David Allen hat seine Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ in seinem Buch “Wie ich Dinge geregelt kriege”* beschrieben.

Erinnerst du dich? In den fünf vorherigen GTD-Artikeln haben wir ausführlich über die einzelnen Schritte der „Getting Things Done“-Methode gesprochen. Deswegen möchte ich heute mit dir über die Vor- und Nachteile von GTD Getting Things Done sprechen. Aber auch auf die versprochenen Apps möchte ich heute eingehen.

 

GTD-Workflow: Die 5 Schritte der „Getting Things Done“-Methode:

  • Erfassen
  • Durcharbeiten
  • Organisieren
  • Durchsehen
  • Erledigen

 

Fangen wir mit den Vorteilen an:

1. Die „Getting Things Done“-Methode ist kein Flickwerk, sondern ein komplettes System, welches dir einen Rahmen mit Handlungsempfehlungen bietet.

2. Die „Getting Things Done“-Methode bezieht sich nicht nur auf dein Zeitmanagement im klassischen Sinne, in dem es sich nur auf die aktuellen Aufgaben konzentriert, sondern ist defacto wirklich eine Selbstmanagement-Methode, weil es mit seinen unterschiedlichen Flughöhen die verschiedenen Horizonte deines Lebens abdeckt.

3.  Die „Getting Things Done-Methode“ bietet dir einerseits klare Regeln und Strukturen, auf der anderen Seite lässt sie dich sehr spontan handeln.

4. Die „Getting Things Done-Methode“ unterstützt dich – wie kaum ein anderes Selbstmanagement-System – dabei, deinen Kopf freizubekommen.

5. Die „Getting Things Done-Methode“ bietet dir die freie Wahl, welches externe System du zur Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben nutzen möchtest, gibt dir aber sehr wohl Empfehlungen zur Umsetzung.

6. Die „Getting Things Done“-Methode hilft dir dabei, dich auf die gerade aktuell anstehenden Aufgaben zu fokussieren. Dies wird u.a. durch die Aufteilung des GTD-Workflows in die o.g. fünf Schritte erreicht.

 

Es gibt aber auch Nachteile:

1. Da die „Getting Things Done“-Methode ein sehr umfassendes System ist, ist es leider auch ein sehr komplexes System. Das trägt nicht gerade dazu bei, Neulingen den Einstieg zu erleichtern. Selbst für ältere GTD-Hasen besteht bei falscher Anwendung ohne ausreichende Fokussierung die Gefahr der Überforderung.

2. Die „Getting Things Done“-Methode basiert auf einem vertrauenswürdigen System. Damit sind die Tools und Ordnungssysteme gemeint, die du dir für dein GTD eingerichtet hast. Damit es funktionieren kann, ist es unabdingbar, dass dieses System vollständig ist. Sobald du an dieser Stelle schluderst, füllt sich automatisch wieder dein Kopf, weil dein Unterbewusstsein merkt, das dein System nicht mehr vertrauenswürdig ist.

3. Die „Getting Things Done“-Methode kann auch demotivierend wirken, wenn du hunderte von Aufgaben in deiner Taskliste hast und du dich von der Masse praktisch erschlagen fühlst.

4. Unter der Woche kann in deinen Eingangskörben (egal, ob analog oder digital) viel passieren. Wenn du dann am Freitag oder Samstag deinen Wochenrückblick durchziehst, kann dich der Rückstau eventuell runter ziehen, wenn die Körbe übervoll sind.

5. Die „Getting Things Done“-Methode setzt auf Kontinuität. Sobald du den GTD-Workflow nicht mehr regelmäßig abarbeitest, fällt dein Ordnungs-System in sich zusammen.

 

Aber was heißt das nun für dich?

 

Auch, wenn ich fast so viele Nachteile wie Vorteile aufgezählt habe, kann ich nur jedem empfehlen, sich mit der Getting Things Done-Methode auseinander zu setzen. Sie ist das ultimative Mittel, um auf operativer Ebene deine Tasks schnell und unkompliziert abhaken zu können.

Dadurch, dass sich dein Gehirn nicht mehr ständig mit den offenen Aufgaben beschäftigen muss, hat es die notwendigen freien Kapazitäten, um sich Gedanken um die wirklich wichtigen Dinge zu machen.

Durch die verschiedenen Flughöhen in GTD bekommst du quasi aus dem System heraus den Auftrag, dich mit deinen wichtigen Zielen auf den verschiedenen Lebenshorizonten zu beschäftigen.

Und gerade das ist ein Punkt, den man sonst oft vernachlässigt. Wenn du täglich nur mit Kleinkram beschäftigt bist, steht dir irgendwie nicht der Sinn nach Höherem. Dabei wäre es genau das, was dich auf Dauer erfolgreich machen würde.

Wie so häufig, besteht eine der größten Herausforderungen der Getting Things Done-Methode darin, dass du deine Gewohnheiten änderst. Schaffst du das nicht, liegt das aber bestimmt nicht an GTD. Gleichwohl verlangt GTD von dir, dass du sehr viele Gewohnheiten auf einmal änderst und darin liegt die Gefahr der Überforderung. Wenn du zu ambitioniert an die Sache herangehst, scheiterst du möglicherweise.

 

Und wie immer mein Rat: Fang mit kleinen Schritten an.

 

Es bringt überhaupt nichts, zwei Wochen voll rein zu klotzen, um auf Biegen und Brechen GTD einführen zu wollen, um nach drei Wochen dann doch frustriert aufzugeben.

Versuche lieber, eine Gewohnheit nach der anderen anzupassen oder zu ändern. Möglicherweise wird es dich überfordern, sofort alle deine in Boxen zu leeren und zu konsolidieren. Beginne doch einfach mit den wichtigsten. Das kann bei dem einen die Aktenablage sein, bei dem anderen ist es vielleicht der Posteingang des Email-Programms.

Wahrscheinlich ist es sinnvoll, die oberen Flughöhen, d. h. alles, was über einen Zeithorizont von einem Monat hinausgeht, erst einmal hinten anzustellen. Kümmere dich zuerst darum, deine Aufgaben für die nächsten vier Wochen in den Griff zu kriegen.

Erfahrungsgemäß dauern Gewohnheitsänderungen circa 30 Tage. Innerhalb dieser 30 Tage wirst du dich jeden Tag mehrmals daran erinnern müssen, deine neuen Tätigkeiten durchzuführen.

 

Gemeint sind in diesem Zusammenhang

  • das Aufschreiben deiner Tasks
  • das regelmäßige Leeren deiner Inboxen (Eingangskörbe)
  • sowie der Tages- und der Wochenrückblick

Wenn du das 30 Tage lang möglichst ohne Unterbrechung durchgezogen hast, besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass die neuen regelmässigen Tätigkeiten zu einer Gewohnheit geworden sind. Ist das der Fall, dann kannst du deinen Zeit-Horizont etwas erweitern und deinen Fokus vergrößen.

 

Fazit:

Mir jedenfalls hat GTD zu einem großen Produktivitäts-Schub verholfen. Allerdings habe ich das System nicht komplett übernommen, sondern speziell an meine Bedürfnisse angepasst. Als ich 2004 damit begonnen habe, habe ich tatsächlich auch noch die von David Allen empfohlenen 43 Manila-Folders eingesetzt. Bei diesen Manila-Folders handelt es sich um diese Art von Aktenmappen, die du möglicherweise aus amerikanischen Krimis kennst.

Die Manila-Folders haben gegenüber den üblichen deutschen Hänge-Registermappen den unschlagbaren Vorteil, dass sie viel leichter und dünner sind.

Warum 43? Weil GTD dir für jeden Tag (31) und für jeden Monat (12) eine Mappe vorschlägt -> also 31+12=43.

Hinzu kommen noch die ganzen Mappen für das Referenzsystem.

Mittlerweile benutze ich natürlich digitale Mappen. Neben dem Schreibtisch habe ich nur noch 5-6 Manila-Folders mit den Ausdrucken für meine aktuellen Blogartikel. Sobald diese Blog-Artikel verpodcastet wurden, leere ich die Mappen wieder und sie sind bereit für neue Inhalte.

Ich habe meinen GTD-Workflow fast komplett digitalisiert.

 

GTD-Apps
Welche Apps nutze ich für mein GTD-System, beziehungsweise welche Apps empfehle ich dir?

 

Evernote
Evernote nutze ich seit über drei Jahren für mein Referenz-System. Evernote ist damit für mich die absolute Nummer eins. Als Selbstmanagement Tool zur Verwaltung meiner Informationen und Dokumente.

 

Vor Evernote habe ich gesucht. Seit Evernote finde ich!

 

So platt kann man das ausdrücken.

In meiner Anfangszeit mit Evernote habe ich noch relativ viel Zeit in das Tagging gesteckt. Mit Tagging ist hier gemeint, die einzelnen Notizen mit Stichwörtern zu versehen, damit man danach suchen kann. Außerdem habe ich damals relativ viele Notizbücher angelegt; auch mit dem Zweck, Notizen schneller finden zu können.

 

Das mache ich heutzutage kaum noch, denn Evernote hat eine wirklich geniale Volltextsuche.

 

Und wenn du die Pro-Version hast, kannst du sogar Bilder nach Texten durchsuchen lassen. Mit der App Scannable auf meinem iPhone scanne ich unterwegs mal eben schnell Dokumente ein.

Zuhause mache ich das etwas komfortabler mit dem Fujitsu Scansnap S1300i*. Den kompletten Workflow zu meinem papierlosen Büro wird es demnächst auch als Blogartikel geben.

Für diejenigen, denen es unter den Nägeln brennt und die schon lange mit Evernote starten wollten, kann ich nur den genialen Evernote Video Kurs* von Thomas Mangold empfehlen. Auch ich konnte dabei noch etwas lernen 😉

Die Basisversion von Evernote gibt’s umsonst. Die Pro-Version kostet etwas, ist aber durchaus zu empfehlen. Manchmal haben bestimmte Telefonanbieter Werbeaktionen, in denen es die Pro-Version für 12 Monate kostenlos gibt (z.B. die Telekom).

 

Trello

Trello* ist das Tool meiner Wahl, wenn es darum geht, meine Projekte als Solo-Unternehmer geregelt zu bekommen. Trello eignet sich aber genauso gut für deine privaten Projekte und sogar für kleine Teams.

Trello ist anders als die üblichen listenbasierten Tools. Es ist ein Tool im Kanban-Style. Nein das hat nichts mit Musik zu tun 😉

Es gibt hier Boards, Listen, Kärtchen und Checklisten. Optisch sieht es eher so aus, als würde man mit Post-It-Zettelchen arbeiten und ist daher nicht so langweilig und steril wie einige der üblichen Tools.

Ich habe einige Jahre mit dem listenbasierten Tool Toodledo gearbeitet, aber die Schwachpunkte in der Verarbeitung von E-Mails und Anlagen haben mich irgendwann zum Wechsel veranlasst.

Wenn du viele Aufgaben und Projekte zu managen hast, wirst du über kurz oder lang den guten Überblick und die Flexibilität zu schätzen wissen, den dir Trello bietet. Ich nutze das Tool für alle meine privaten und geschäftlichen Aufgaben und Projekte. Ich erledige damit den Termin in der Autowerkstatt, plane den Notartermin, führe darin meinen Redaktions-Plan für mein Blog-Projekt und benutze es für die Entwicklung meiner kostenlosen und kostenpflichtigen Online-Produkte.

 

Meine Mastermind-Gruppe organisiere ich ebenfalls damit.

 

Auch für Trello gibt es unterschiedliche Varianten. Ich schlage vor, du meldest dich für die kostenlose Variante an. Das ist total unkompliziert und reicht in den meisten Fällen aus. Warum dann nicht auch mal kostenlose Tools nutzen ?

Natürlich wird es von mir zu Trello zukünftig auch Blogartikel und kostenlose Howto-Videos geben.
 Zusätzlich ist aber auch ein wesentlich umfangreicherer, dafür aber kostenpflichtiger, Trello-Video-Kurs von mir in Arbeit.

 

 

Wunderlist

Wenn du Solo-Unternehmer ist, möchte ich dir noch mal ans Herz legen, dir Trello anzuschauen. Für mich gibt es nur drei plausible Gründe, Trello möglicherweise NICHT einzusetzen:

  • du bist nicht selbständig und hast nur private Projekte (eigentlich kein Grund)
  • du bist in kein Team eingebunden und kümmerst dich nur um deine eigenen Aufgaben (auch kein wirklicher Grund)
  • oder du stehst ganz einfach auf Listenansichten (ok! Dann solltest du wirklich Wunderlist nutzen)

 

Ebenso wie bei Evernote gibt es auch dieses Tool in einer kostenlosen und in einer Pro-Version und es gibt ebenso zeitweise Gratis-Angebote durch Telefonanbieter für die Bezahl-Variante.(z.B. Telekom)

 

Jetzt weißt du welche Tools ich für meine Produktivität einsetze. Ich finde es toll, dass du heute wieder dabei warst.

 

Mich würde interessieren, welche Tools du nutzt. Schreib´ mir doch einen Kommentar hier auf meiner Website unter dem Artikel oder komm´ in meine Facebook-Gruppe „Projekt-Pioniere„, dann treffen wir uns dort.

 

 

 

Artikel-Serie: Einführung in Getting Things Done (GTD)

Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen

Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten

Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren

Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen

Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen

Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps

Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

 

 

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | Datei: #71262610 | Urheber: Daniel Ernst

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Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

6 Kommentare zu Einführung in Getting Things Done – David Allen (Teil 6)

  1. Hallo Frank,

    vielen Dank für die GTD-Reihe. GTD ist ein komplexex Gebilde, das gerade unerfahrene Anwender verunsichern bzw. überfordern kann, wie Du es ja auch erwähnt hast.

    Gerade um dieses Potential zu reduzieren, gibt es die aus GTD entstandene Methode ZTD (Zen To Done). Machst Du auch dazu noch Podcasts ?

    Viele Grüße
    Axel

    • Lieber Axel,

      keine Sorge, zu ZTD „Zen To Done“ von Leo Babauta wird es auch noch mindestens einen Artikel bzw. Podcast-Episode geben. Eventuell auch einen Gegenüberstellung „GTD vs. ZTD“

      Liebe Grüße

      Frank

  2. Hallo Frank
    Vielen Dank für diesen interessanten Beitrag. Die Methode GTD kenne und nutze ich bereits seit einigen Jahren. Die Tools haben sich bei mir jedoch immer wieder geändert und ich fand es spannend, welche Tools du einsetzt. Einige wie Trello und Evernote kannte ich bereits, andere wie Wunderlist noch nicht.

    Ich habe jedoch noch einen hoffentlich guten Tipp: Todoist.
    Das nutze ich für die Organisation der Tasks. Der Vorteil davon ist, dass es voll auf die GTD Methode abgestimmt ist. Es gibt Plugins für Outlook, Gmail etc. So kann ich meine Todos direkt rechts in meinem Mailprogramm anzeigen lassen und habe sie immer auf dem Schirm, was für mich sehr wichtig ist.

    Anstelle von Evernote nutze ich Dropbox, mit Adobe Acrobat Pro mache ich die Dokumente durchsuchbar. Für mich sehr praktisch ist dabei, dass ich mir im Acrobat bei Dokumenten direkt Notizen reinschreiben kann. Das nutze ich oft bei Vorlesungen für meine Weiterbildung.

    Der Nachteil von diesen Apps ist, dass ich sie für die Arbeit selbst oft nicht gebrauchen kann, weil wir keine sensiblen Daten ausserhalb unseres Unternehmens speichern dürfen. Ich muss also immer darauf achten, was ich schreibe oder hochlade (Emails, Dokumente). Deswegen nutze ich zB Dropbox nur privat und Trello höchstens ausnahmsweise.

  3. Liebes no0815girl,

    ich habe diesen Sommer Todoist vs. Wunderlist ausgiebig getestet und beide Pro-Versionen dabei eingesetzt. Zu beiden Tools wird es Artikel und Podcast-Episdoen geben. Wunderlist und Todoist nehmen sich nicht allzu viel. Es ist ein wenig Geschmacksache. Ich habe im Oktober meinen schweizer Kollegen Ivan Blatter in Bonn persönlich getroffen. Ivan bietet einen wirklich guten Videokurs zu Todoist an. Falls es dich interessiert findest du den Link dazu unter dem Interview mit Thomas Magold: http://www.einfach-effektiv.de/erfolgsrezepte-thomas-mangold-im-interview-experte-fuer-selbstmanagement

    Die Sache mit dem Datenschutz kann ich bestätigen. Wenn ich als Externer in die Unternehmen komme, muss ich auch häufig mit dem zurecht kommen, was ich vorfinde.

    Dann nutze ich meist Outlook, um mich zu organisieren. Wie auch das funktioniert, werde ich auch noch erläutern. Als Ersatz für Evernote nutze ich dann oft OneNote – auch hierzu wird es Howtos geben.

    Liebe Grüße

    Frank

  4. Hallo no0815girl, hallo Frank,

    ja, die nicht ausreichende Kontrolle über die Daten in den diversen Clouds ist auch mein Problem.
    Auf der Suche nach etwas bei dem ich eine Datei im Griff behalten kann und auch auf verschiedenen Plattformen (Win, portable, Mac, Android,) nutzen kann, bin ich bei TaskCoach gelandet. Es gibt zwar schickeres und ich brauche bei weitem nicht alles was es bietet, aber Arbeiten kann man damit definitiv – und zwar überall.
    Wenn ich jetzt den meinen Arbeitsort/Gerät wechsele, schicke ich mir die Datei einfach per sicherer (Firmen-)Email vom ‚alten‘ selber zu und schon kann die Arbeit auf dem ’neuen‘ weiter gehen, ohne das die Daten den von der Firma als sicher akzeptierten Bereich verlassen. 🙂

    Danke und weiter so!
    Andreas

    • Hallo lieber Andreas,

      Dankeschön für Dein Lob (..weiter so!), so etwas motiviert natürlich 😉

      Task Coach habe ich vor einiger Zeit auch mal ausprobiert, damals die Version für Portable Apps in Zusammenarbeit mit Tiddly-Wiki – ebenfalls auf demselben USB-Stick – für Dokus und privates Knowledge-Management in einem externen Projekt. Ein grosser Vorteil von Task Coach ist auf alle Fälle, dass es für viele Plattformen verfügbar und unabhängig von der Cloud funktioniert.

      Liebe Grüße

      Frank

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Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

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