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Selbstmanagement

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Einführung in GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 4)

Einführung in GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 4)
Einführung in GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 4)
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Einführung in GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 4)

Herzlich willkommen zum 4. Teil meiner Reihe Einführung in GTD Getting Things Done.

 

Als kurze Wiederholung nochmal

die 5 Schritte der GTD-Methode:

  • Erfassen
  • Durcharbeiten
  • Organisieren
  • Durchsehen
  • Erledigen

 

Die GTD Selbstmanagement-Methode wurde 2001 von David Allen entwickelt. Allen hat GTD 2001 in seinem Buch beschrieben, das allerdings bei uns erst 2004 unter dem Titel “Wie ich Dinge geregelt kriege” erschien [*] (Link = aktualisierte Auflage von 2015). Eines der wichtigsten Ziele in David Allens Methode ist: Alle Aufgaben und Verpflichtungen aus dem Kopf in ein „vertauenswürdiges System“ zu verbannen. Allen nennt das, was sonst in deinem Kopf herumschwirrt die „open Loops“, was sinngemäß so viel heißt wie „lose Enden“.

 

In den vorherigen Folgen meiner Einführung in GTD haben wir uns mit den ersten drei Punkten beschäftigt:

  • Erfassen
  • Durcharbeiten
  • Organisieren

 


Einführung in GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 4)

Kommen wir nun zu Schritt 4 im GTD-Workflow:

  • Durchsehen

 

In dieser Folge geht es darum, was du wann und wie oft durchsehen solltest.

Grundsätzlich gilt: So oft wie möglich bzw. nötig.

Natürlich darf die Durchsicht nicht zum Selbstzweck werden, muss aber dennoch so oft geschehen, dass du z.B. keinen Termin verpasst.

Ich weiß, das hilft dir jetzt nicht wirklich weiter.

 

Meine Minimum-Empfehlung für Durchsichtsintervalle:

  • 1x Durchsicht abends
  • 2x Durchsicht tagsüber
  • 1x Durchsicht wöchentlich

 

In Summe heißt das:

  • 3x pro Tag
  • 1x pro Woche

 

Die abendliche Durchsicht

Wir haben gemeinsam festgestellt, wie wichtig es für dein Wohlbefinden ist, den Kopf frei zu bekommen. Aus diesem Grunde schreibst du ja alles auf. Damit das weiterhin so bleibt, empfehle ich dir die abendliche Durchsicht. Wobei ich mit abendlich wirklich abends und nicht nachts meine. Wie wäre es z.B. vor dem Abendessen? Dann hast du nach der Durchsicht mit dem Tag abgeschlossen und kannst ganz in Ruhe deinen Feierabend genießen.

 

Was solltest du abends durchsehen?

  • Terminkalender
  • Todo-Liste

 

Mein Vorschlag: Wenn du nach der Heimfahrt von der Arbeit zu Hause angekommen bist, schnappst du dir am besten gleich deinen Terminkalender und deine Todo-Liste.

 

Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht des Terminkalenders

Im Terminkalender gehst du die Termine durch, die am morgigen Tag anstehen und

  • überlegst dir, ob du alles für die Termine vorbereitet hast (falls nicht musst du dies ggf. noch nachholen)
  • packst schon mal die Reisetasche, falls es sich um einen Auswärtstermin handelt (ich nutze dafür Checklisten in Evernote)
  • planst z.B. die Route zum Ziel deines Meetings (damit du den Stress für die Anreise minimierst, weil du abschätzen kannst, wieviel Zeit die Anreise in Anspruch nimmt)

 


 

Bevor es mit GTD weitergeht: Ein kleiner Exkurs zu Apps und Terminen

 

In Normalfall lasse ich mich per App für jeden Termin 3x erinnern. Dadurch bin ich immer

  • gut vorbereitet
  • verpasse ich keinen Termin
  • und bin pünktlich.

 

Dies sind alles wichtige Kriterien, die meine Kunden im IT-Projektgeschäft sehr zu schätzen wissen. Damit verschaffe ich mir gegenüber meinen Mitbewerbern meist einige Pluspunkte und werde bei neuen Aufträgen gerne wieder angefragt. Dabei ist es eigentlich eine ganz einfache Sache. Ich tippe aber mal, dass du auch Leute kennst, die oft zu spät und unvorbereitet zu Meetings oder Verabredungen erscheinen, oder?

 

Ich benutze folgende drei Erinnerungsintervalle in meiner App:

  • 1.Erinnerung: 1 Tag vor dem Termin
  • 2. Erinnerung: 60 Minuten vor dem Termin
  • 3. Erinnerung: 10 Minuten vor dem Termin

 

1. Erinnerung 1 Tag vor dem Termin

An Termine lasse ich mich per App erstmalig immer schon einen ganzen Tag vorher erinnern. Damit vermeide ich hausgemachten Stress und habe noch genügend Zeit, mich beispielsweise auf Meetings gut vorzubereiten. Ich überprüfe die Hotelbuchung, die Eintrittskarten usw. auf Vollständigkeit. Falls etwas fehlt, habe ich noch einen ganzen Tag Zeit, um proaktiv zu handeln.

 

2. Erinnerung 60 Minuten vor dem Termin

Da man tagsüber nicht ständig in den Kalender schauen kann, schließlich muss man zwischendurch auch mal etwas erledigen 😉 bekomme ich die zweite Benachrichtigung 1 Stunde vor dem eigentlichen Termin. Das bietet Gelegenheit z. B. die Projektmappe und das Notebook-Netzteil für das Meeting bereit zulegen. Wenn man selbst Gastgeber des Meetings ist, kann man eventuell den Beamer, den Pointer und die WLAN-Verbindung schon mal testen (die WLAN-Verbindung kann in großen Unternehmen – für externe Mitarbeiter wie mich – wirklich eine Herausforderung sein).

Natürlich muss nicht jedes Meeting akribisch vorbereitet werden. Dies hängt u. a. vom Teilnehmerkreis oder dem Veranstaltungsort ab.

  • Ist es eine Besprechung mit dem Vorstand oder dem eigenen Team?
  • Bist du das erste Mal in einem fremden Unternehmen oder nutzt du die Besprechungsräume regelmäßig und kennst die Technik?

 

3. Erinnerung 10 Minuten vor dem Termin

10 Minuten vor dem Termin wird´s ernst. Jetzt heißt es, alle anderen begonnen Arbeiten zu beenden und Dateien speichern, damit nichts verloren geht. Dann geht es ab zum Besprechungsraum oder noch schnell zur Toilette und ein Glas Wasser holen, damit danach das SKYPE-Interview für den Podcast ungestört aufgenommen werden kann.

Nicht alle Apps lassen eine dreimalige Erinnerung automatisiert zu. Das sollte dich nicht von einer App abschrecken. Dann stellst du die Erinnerungsfunktion halt manuell ein. Der minimale Aufwand rechtfertigt in meinen Augen den Nutzen, den du daraus ziehst.


 

Soviel zum Terminkalender bei der abendlichen bzw. täglichen Durchsicht.

Nun zur Todo-Liste.

 

Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht der Todo-Liste

Abends sehe ich neben dem Terminkalender auch meine Todo-Liste durch. In deiner Todo-Liste befinden sich deine Projekte und Aufgaben, jeweils geordnet nach „Nächsten Schritten“ und Kontexten (also @Büro, @Computer, @Einkauf usw.).

Auch hier frage ich mich:

  • gibt es etwas zu beachten
  • oder etwas vorzubereiten?

 

Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht zusammengefasst:

In der abendlichen bzw. täglichen Durchsicht verschaffe ich mir also einen Überblick über das, was an Aufgaben, Terminen und Projekten in dieser Woche meiner Aufmerksamkeit bedarf. Wobei ich mich abends nur auf die nächsten 24 Stunden konzentriere.

Je mehr ich mich aktiv durch Apps erinnern lasse, desto kleiner kann ich das Intervall für die täglichen manuellen Durchsichten wählen. Durch ausprobieren findest du das richtige Maß an Erinnerungen für dich persönlich.

 

Aber Achtung: produziere keinen Erinnerungsoverkill.

 

 

Die wöchentliche Durchsicht

In seinem Buch sagt Allen, dass er die wöchentliche Durchsicht für einen kritischen Erfolgsfaktor hält. Allen sammelte Feedback u. a. von seinen Seminar-Teilnehmern, seinen Coachees oder aus Leserbriefen und Interviews. Immer wieder hätten ihm Menschen berichtet, wie wichtig die wöchentliche Durchsicht für ihre persönliche Produktivität und Zeit-Souveränität sei.

 

Die wöchentliche Durchsicht ist so etwas wie die schwäbische Kehrwoche.

 

Wahrscheinlich geht es dir ebenso, wie den meisten von uns. Unterhalb der Woche prasseln immer wieder neue Aufgaben und Verpflichtungen auf dich ein. Du schaffst es gerade so, das meiste von dem neuen Zeug zu erfassen, aber leider nicht alles. Am Ende der Woche hast du wieder ungelesene Emails, einen kleinen Haufen Papier in deinem Eingangskorb und das unbestimmte Bauchgefühl, etwas nicht bedacht zu haben – kurzum, es herrscht ein wenig Unordnung in deinem Ordnungssystem.

 

Bei der wöchentlichen Durchsicht geht es nun darum

  • die Ordnung wieder herzustellen
  • dafür zu sorgen, dass aus dem Haufen kein Stapel wird
  • dass dein Posteingang wieder leer wird. Stichwort: Inbox Zero
  • dass du alle offenen Aufgaben und Projekte in deine Todo-Liste einträgst bzw. vervollständigst
  • dass du also wieder den kompletten Überblick bekommst

 

Verzichtest du auf den regelmäßigen Wochenrückblick, wirst du auf Dauer wieder langsam ins Chaos gleiten und dein Kopf wird zu Recht das Gefühl haben, dass dein Ordnungssystem nicht mehr vertrauenswürdig ist – wie Allen es ausdrückt.

 

Fazit:

Wenn du dir angewöhnst, diese Kehrwoche regelmäßig 1x pro Woche anzuwenden, wird dir diese Vorgehensweise in Fleisch und Blut übergehen.

Die Vorteile dabei:

  • du behältst den Überblick über deine Projekte
  • es bilden sich keine neuen Stapel

 

 

In der nächsten Folge kommen wir zum letzten Schritt im GTD-Workflow:

  • Durchführen

 

 

 

 

Benutzt du GTD? Welche Apps benutzt du hierfür?

Wenn Du Lust hast, schreib´ mir doch einen Kommentar und berichte mir über deine Erfahrungen. Ich würde mich freuen.

 

 

Artikel-Serie: Einführung in Getting Things Done (GTD)

Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen

Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten

Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren

Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen

Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen

Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps

Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

 

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | Datei: #61091837 | Urheber: mizar_21984

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Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

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