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Zero Inbox Prinzip – 7 Tipps für einen leeren Posteingang

Zero Inbox Prinzip – 7 Tipps für einen leeren Posteingang
Zero Inbox Prinzip – 7 Tipps für einen leeren Posteingang
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Zero Inbox Prinzip – 7 Tipps für einen leeren Posteingang

Zero Inbox Prinzip. In diesem Blog-Artikel gebe ich dir die 7 wichtigsten Tipps für dein Zeitmanagement, mit denen du es schaffst, endlich zur Zero Inbox zu gelangen. Wäre das nicht ein Traum?

 

Abends ein leerer Posteingang?

 

Wie viele E-Mails bekommst Du am Tag?
10 E-Mails? 20? 100? 200? Oder sind es noch mehr?

Nun, egal, wie deine Antwort ausfällt, es sind immer zu viele – ich denke da sind wir uns einig.

 

Wahrscheinlich gehörst auch du zu den Menschen, die jeden Morgen vor einer übervollen Inbox sitzen?

 

“Sie haben 47 neue Nachrichten und 457 ungelesene E-Mails” lautet morgens die Meldung deines Computers.

 

So oder so ähnlich wirst du begrüßt, wenn du dein E-Mail-Programm öffnest. Das ist frustrierend, total demotivierend. Und zudem auch noch unproduktiv. Nein, ich meine damit nicht, dass DU unproduktiv bist, sondern, dass die Art und Weise, wie wir heutzutage E-Mails nutzen, nicht mehr zeitgemäß ist.

 

Ursprünglich war die E-Mail ja quasi “nur” ein Brief, der seinen Empfänger blitzschnell erreichen konnte. Damals war das ein immenser Fortschritt. Das war super effektiv und äußerst effizient.

Leider werden E-Mails heutzutage aber für alles Mögliche benutzt. Es gibt jede Menge SPAM, Werbung, Meinungs-Umfragen, Newsletter und automatische System-Meldungen werden teilweise im Sekundentakt in Team-Postfächer verschickt. Manchmal wird das E-Mail-Programm sogar als Chat missbraucht.

So in der Art:

Hallo Thomas, treffen wir uns heute um 12:00 Uhr zum Mittagsessen?

Hi Andreas, nein, habe noch ein Meeting, wie wäre 13:00 Uhr?

Hallo Thomas, 13:00 Uhr ist zu spät. Ginge es bei Dir um auch um 12:30 Uhr?

Hi Andreas 12:30 ist OK. Wohin gehen wir? Zum Italiener oder zum Griechen?

Und so weiter , und so weiter

Für das ganze benutzt man dann auch noch einen vorhandenen Mailverkehr mit dem alten Betreff: “Wichtige Infos zur Vorstandssitzung am 25.08.

Wie soll man da später noch durchblicken, was wichtig ist und was nicht?

Dadurch, dass wir durch die Smartphones permanent Zugriff auf unsere E-Mails haben, hat sich dieses Verhalten noch verstärkt. Die Inbox quillt über vor lauter unwichtigem Zeugs.

 

 

Es gibt Studien, die besagen, dass wir ungefähr 25 Prozent unserer Arbeitszeit damit verbringen, E-Mails zu lesen, zu beantworten, zu sortieren, zu archivieren.

25 Prozent! Das sind also 2 Stunden täglich. Die Bearbeitung der Inbox ist eine der größten Zeitfresser überhaupt. Da nur ein Bruchteil der E-Mails für unsere tägliche Arbeit wirklich wichtig sind, ist das die pure Zeitverschwendung.

Die E-Mail-Flut macht uns unproduktiv. Was wäre, wenn du jeden Tag eine Stunde unnötige und unproduktive Arbeitszeit einsparen könntest?
Das wären 5 Stunden in der Woche und mehr als 20 Stunden im Monat.

 

Ich möchte Dir zumehr zeit für die wichtigen Dinge verhelfen, deshalb verrate ich dir meine 7 wichtigsten Tipps für einen leeren Posteingang -> Zero Inbox:

Zero Inbox Prinzip Tipp #1: Schalte Hinweistöne und Eingangsbenachrichtigungen für die Inbox ab

Unterbrechungen sind Gift für unsere Produktivität. Sagen wir mal, wir wollen mal eben schnell nachschauen, um was es in der E-Mail geht, die gerade herein geflattert ist. Wenn wir unterbrochen werden, benötigt unser Gehirn im Durchschnitt ca. 15 Minuten, um wieder in den Flow zu gelangen. Die Dauer von 15 Minuten ist hierbei ein Durchschnittswert. Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass wir bei einer Unterbrechung von nur 5 Sekunden ungefähr 1 Minute benötigen, um gedanklich genau dort weiter zu machen, wo wir vor der Unterbrechung aufgehört haben. Und je häufiger und je länger wir unterbrochen werden, desto länger dauert es, bis wir unseren Fokus wiedergefunden habe. Der Mensch ist nicht multitaskingfähig.

Lass´ dich nicht ablenken:

  • Hinweistöne abschalten
  • Eingangsbenachrichtigungen für die Inbox deaktivieren

 

Zero Inbox Prinzip Tipp #2: Konsolidiere deine Postfächer

Heutzutage haben die meisten von uns mindestens zwei Postfächer:

  • Eines für den Beruf
  • und eines für den privaten Bereich

Manchmal kommen dann noch System-Postfächer, Team-Postfächer, Postfächer für das Hobby, für den Zweitjob etc. dazu. Wir haben eines bei Google-Mail, eines bei Web.de, bei T-Online und und und… Zu viele Postfächer verwirren sowohl dich, als auch diejenigen, die dir eine E-Mail zuschicken möchten; egal ob Kunden oder Freunde und Bekannte.

 

Deshalb gilt:

  • benutze nach Möglichkeit nur ein einziges Postfach mit einer einzigen Inbox
  • leite andere E-Mail-Adressen in diese eine Inbox um

 

Jetzt musst du nur noch ein einziges Postfach im Auge behalten. Du weißt immer, wo du suchen musst, falls du bestimmte Informationen suchst.

 

Zero Inbox Prinzip Tipp: #3 Reduziere die E-Mail-Flut, bevor sie entsteht

 

Überlege dir

  • welche Newsletter du in den letzten Wochen überhaupt gelesen hast
  • welche dir weiter geholfen haben
  • was für E-Mails haben dir gute Tipps oder interessante Informationen geliefert
  • welche stellen nur SPAM oder überflüssige Werbung dar

 

Alle Newsletter, die dir keine Vorteile bringen – sei es in Form von Informationen oder Unterhaltung – bestellst du rigoros ab.

Ich hoffe, mein Newsletter von einfach-effektiv.de ist nicht darunter … 🙂 Aber sei´s drum … wenn´s dir nichts bringt, mach´ keine Ausnahme.

 

 

Zero Inbox Prinzip Tipp: #4 Checke deine E-Mails nur periodisch in Zeitintervallen

Den ersten Schritt hast du bereits getan: Du hast die E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert und wirst deshalb nicht mehr unterbrochen.

Nun musst du aber auch den zweiten Schritt machen. Es macht überhaupt keinen Sinn, alle  fünf oder zehn Minuten deine Inbox zu checken, eingegangene E-Mails stichprobenartig zu scannen, ggf. sogar direkt zu beantworten und danach sofort wieder deinen Posteingang zu überprüfen. Oder machst du das zu Hause mit deinem Post-Briefkasten genauso?

Also:

  • Schaue nur noch in festgelegten Zeitintervallen in dein Postfach

 

Ob du dies 1x Tag um 14:00 Uhr tust oder 2x täglich jeweils um 10:00 Uhr und 15:00 Uhr, oder täglich alle 2 Stunden, das kannst nur du entscheiden.
Du musst selbst herausfinden, welche Intervalle ganz speziell zu dir und deinen beruflichen Pflichten passen.

 

 

Zero Inbox Prinzip Tipp: #5 Arbeite deine E-Mails in Zeitblöcken ab

Nachdem du Zeitintervalle festgelegt hast, in denen du deine E-Mails checkst, legst du nun fest, wie viel Zeit du dir für die Bearbeitung reservieren möchtest.
Du schätzt aufgrund deiner Erfahrung, wie viel Zeit du normalerweise täglich für die E-Mails benötigst: sagen wir z.B. 2x 30 Minuten

 

Angenommen, du hast dir überlegt, dass du deine Inbox um 10:00 Uhr und um 15:00 Uhr prüfst,

  • dann blockst du dir nun direkt täglich die 2x 30 Minuten in deinem Kalender, indem du einen wiederkehrenden Termin einstellst.

 

Wenn andere auf deinen Kalender Zugriff haben, stellen sie sofort fest, dass du in dieser Zeit für Meetings nicht zur Verfügung stehst.

 

Zero Inbox Prinzip Tipp: #6 Wende das Eisenhower-Prinzip für deine Zero Inbox an

 

Unterscheide bei den E-Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

A – wichtig und dringend: Erledige die E-Mails sofort, mindestens innerhalb von 24h

B – wichtig, aber nicht dringend: Terminiere die Aufgaben in deiner To-Do-Liste, die sich aus der E-Mail ergeben

C – unwichtig, aber dringend: Wenn möglich, delegiere die Aufgaben, die sich aus der E-Mail ergeben an andere oder nimm´Verbindung zum Absender auf. Meistens ist es garnicht so dringend.

D – unwichtig und auch nicht dringend: Sofort löschen oder direkt ab damit in die Ablage*

 

* In den meistens Fällen kannst Du diese E-Mails sofort löschen. Ausnahme: für geschäftliche E-Mails gibt es teilweise eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, lösche diese E-Mails nicht, sondern verschiebe sie in den Ablageordner.

 

Zero Inbox Prinzip Tipp: #7 Arbeite nur mit einem einzigen Ablageordner

Verschwende keine Zeit mit dem überflüssigen Sortieren beim Ablegen von E-Mails. Du benötigst heute keine spezifischen Ablage-Ordner oder Projekt-Tags mehr, um die E-Mails zu archivieren. Früher hat man diese Art der Ablage eins-zu-eins von der Papier-Ablage in den Akten-Ordnern übernommen. Diese Vorgehensweise ist aber mittlerweile überholt, weil die Suchfunktionen in den E-Mail-Programmen ausgereift und absolut ausreichend sind. Mit der internen Suchfunktion findest du jede E-Mail.

 

Spare dir das Einsortieren in Unterordner:

  • Benutze nur einen einzigen Ordner für deine E-Mail-Ablage

 

 

 Fazit:

Wenn du diese 7 Zero Inbox Prinzip Tipps beherzigst, wirst du pro Tag mindestens eine halbe Stunde Zeit bei der Bearbeitung deiner E-Mails sparen.

 

Reicht dir das noch nicht?
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Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

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5 Kommentare zu Zero Inbox Prinzip – 7 Tipps für einen leeren Posteingang

  1. Hallo Frank,

    zum einen kann ich bestätigen, was du schreibst: Seit einiger Zeit habe ich 3 Posteingänge, für jedes Business einen. Dadurch sind mir schon viele Mails untergegangen, weil sie aus dem Blickfeld verschwinden. Der Posteingang, den ich am meisten benutze, ist der oberste und meistens aktivierte. Die Post in den beiden anderen Ordnern taucht damit oft tagelang nicht vor mir auf. Schlecht!

    Zum anderen habe ich etwas Neues gelernt bei dir: Nur einen Ablageordner zu verwenden (das wäre wieder ein Blog-Beitrag auf simplify.de Wert!). Ich arbeite mit Mac, der ja per se eine super Suchfunktion für den kompletten Rechner hat. Dennoch: Meine gefühlten 100 Ablageordner soll ich löschen, um sie durch einen einzigen zu ersetzen? Da wird mir ganz bang … Obwohl genau das oft das Problem ist: Ich lege die Mails nicht ab, weil es zu viel Herumschieberei ist. Und so wachsen die E-Mail-Berge im Posteinang beständig.

    Mal sehen, ich werde berichten, was ich mit dieser Info anstelle!

    Lieben Gruß
    Dunja

  2. Ich wusste bisher nicht, wie lange ich schon nach diesem Artikel gesucht hatte 😉 Die Lösung des Problems (Zero Inbox), scheint auch hier (einmal mehr) in der konsequenten und regelmäßigen Umsetzung genau definierter Arbeitsprozesse zu liegen. Disziplin ist ja nun nicht unbedingt jedermanns Stäre – aber wenn´s hilft!? 2,5 Stunden Zeitersparnis in der Woche sind überzeugend.

  3. Lieber Frank,

    nun habe ich es eine Weile mit der schlanken Mail-Ablage ausprobiert und festgestellt: Das ist nicht meins! Alle Nachrichten in einen Ordner zu stecken ohne Unterordner: Das führt dazu, dass ich kaum mehr Mails ablege. Das Ergebnis ist ein zu voller Posteingang (für meine Verhältnisse).

    Mehr ist mal wieder bei simplify zu lesen:
    http://www.simplify.de/die-themen/ganz-einfach-dunja/einzelansicht/article/einfach-war-gestern-warum-ich-meiner-e-mail-ablage-wieder-mehr-speck-goenne/

    Was jedoch nach wie vor entlastend ist: Nur einen einzigen Posteinang geöffnet zu haben, in den alle Mails einlaufen – egal an welche meiner 3 Business-Adressen sie gingen.

    Danke und liebe Grüße
    Dunja

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Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

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