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Frank Albers - Online Business-Coach


Strategie-Coaching für Sichtbarkeit und Onlinekurse

Selbstmanagement

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Das Projektmanagement effizienter gestalten in einem Unternehmen

Das Projektmanagement effizienter gestalten in einem Unternehmen
Das Projektmanagement effizienter gestalten in einem Unternehmen
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Das Projektmanagement effizienter gestalten in einem Unternehmen

Unser Arbeitsalltag ist heutzutage geprägt von einem ständigen Wandel. Die Globalisierung öffnet den Markt für immer neue Mitbewerber, welche in immer schnelleren Zyklen innovative Produkte entwickeln. Etablierte Unternehmen müssen mit geeigneten Maßnahmen auf die wachsende Konkurrenz reagieren, wenn sie nicht den Anschluss verlieren wollen.

Es gibt zwei grundlegende Arten von Veränderungen:

  • solche, die im Tagesgeschäft erledigt werden können
  • solche, bei denen es eines Projektes bedarf

Tagesgeschäft

Einerseits fallen in einem Unternehmen immer wieder kleiner Änderungen an. Sei es, dass z. B. die Corporate Identity mit einem moderneren Logo aufgepeppt werden soll, was einen Menge kleiner Anpassungen nach sich zieht. Briefpapier, Website und diverse interne und externe Formulare müssen an das neue Design angepasst werden. Solche Änderungen lassen sich möglicherweise noch Tagesgeschäft erledigen.

Wenn es aber beispielsweise darum geht, neue innovative Produkte zu entwickeln und diese effizient zu produzieren, bedarf es etablierter Methoden. Für den Prozess der Produktentwicklung empfiehlt sich Design Thinking. Design Thinking sorgt dafür, dass u. a. durch Feedbackschleifen dafür, dass Produkte nicht an Markt vorbei entwickelt werden. Der Kundennutzen steht im Vordergrund.

Ist der Design Prozess abgeschlossen, muss das neue Produkt produziert werden. Nehmen wir an, es handelt sich um eine völlig neue, einzigartige Social-Media Plattform. So eine Aufgabe lässt sich nicht mal eben im Tagesgeschäft erledigen. Es handelt sich auch nicht um EINE Aufgabe, sondern um VIELE Aufgaben mit komplexen Abhängigkeiten. Hier Bedarf es eindeutig eines Projekts.

Was brauchen wir für ein Projekt?

Projektorganisation

Die klassische Projektorganisation – mal abgesehen vom Lenkungsausschuss – umfasst:

  • den Projektmanager
  • das Projektmanagement Office (PMO)
  • das Projekt-Team

Aufgaben des Projektmanagers

Wie sich anhand der Bezeichnung unschwer vermuten lässt 😉 liegt das Managen des Projekts in der Verantwortung des Projektmanagers. Im obliegt, dass das Projekt in Time and Budget zu einem erfolgreichen Projektergebnis geführt wird.

Das Projektmanagement Office (PMO)

Das PMO ist quasi die Schalt- und Verwaltungszentrale des Projekts. Zu den PMO-Aufgaben gehören üblicherweise die Koordination von Regel- und Eskalations-Meetings Single point of Contact (SPOC) für die Stakeholder und Betroffenen des Projekts:

  • Annahme von Telefonanrufen Annahme und Beantwortung Emails (im Kontext des Projektes)
  • Erledigung von Routine-Aufgaben
  • Verschicken von Rundschreiben
  • Erstellen von Statistiken

Das Projekt-Team

Die Mitglieder des Projekt-Teams sind diejenigen, die die operative Arbeit erledigen und zumindest in unserem Beispiel, die Software für die neue Social Media Plattform programmieren. Das klingt zuerst einmal relativ simple. In der Praxis sitzen diese Programmierer in der heutigen Zeit

  • oft in unterschiedlichen Abteilungen der Linienorganisation
  • möglicherweise in verschiedenen Ländern und damit Zeitzonen

Mögliche Probleme für den Projekt Manager

Die interkulturellen Unterschiede und die unterschiedlichen Zeitzonen sind nicht selten eine echte Herausforderung. Hier gilt es u. a. das PMO 24/7 zu besetzen, um die Erreichbarkeit zu gewährleisten. Während die Frage nach dem richtigen Projekt-Management-Tools einfach zu beantworten ist: Nimm einfach Trello ;-), sieht es beim PMO schon schwieriger aus. Aufgrund des enormen Kostendrucks in den Unternehmen, ist man in den Controlling-Abteilungen ständig auf der Suche nach Einsparpotential. Mehr als einmal habe ich als IT-Projektleiter erlebt, dass das – überaus wichtige – PMO dem Rotstift zum Opfer gefallen ist. Was passiert, wenn man in der Geschäftsleitung entscheidet, dass ein firmeninternes PMO mit mehreren Full-Time-Employees (FTEs) zu teuer ist?

Plötzlich bleibt alles an dem Projekt Manager hängen!
Die oben genannten Routinearbeiten müssen vom Projektleiter durchgeführt werden.

Hat er dafür Zeit?
Nein!

Der Projetleiter wird plötzlich zum Bottleneck und bremst das Projekt enorm aus. Wenn das Projekt kein zweiter „Berliner Flughafen“ werden soll, kann das so nicht bleiben. Schließlich wird er dafür bezahlt, das Projekt zu einem erfolgreichen Projektergebnis zu managen. Und nicht dafür, Anrufe entgegen zu nehmen, Meetings zu planen, und Besprechungsanfragen zu verschicken.

Lösung

Mal ehrlich, wenn der Projekt Manager – so wie ich – seinen Job wirklich ernst nimmt, dann liegt ihm der Projekterfolg am Herzen. Was aber tun, in der geschilderten Situation? Wenn der Geschäftsleitung ein internes PMO zu kostenintensiv ist, wie wäre es dann mit Outsourcing? Der Outsourcing-Bedarf ist so groß, dass es sich mittlerweile für innovative Dienstleister zu einem Geschäftsmodell entwickelt hat, welches für beide Seiten eine Win-Win-Situation darstellt. Der Projektleiter kann sich durch geschicktes Outsourcing von diesen rollenfremden und zeitaufwändigen Routinearbeiten befreien und sich seinen eigentlichen Aufgaben widmen. Bei Bueroservice24.de kannst du beispielsweise:

  • durch deren Telefonservice die 24/7-Erreichbarkeit für Kunden und Stakeholder garantieren
  • du kannst Besprechungsanfragen oder andere Kundenanfragen bearbeiten bzw. weiterleiten lassen
  • du kannst darauf vertrauen, dass Dir Dein virtuelles Projektmanagement Office den Rücken freihält, wenn Du auf Dienstreisen oder in Meetings bist.

Fazit

Als Projektleiter kann man nicht alles alleine stemmen. Neben den Fachexperten brauchst du unbedingt ein Projekt Management Office für die Routinearbeiten im Projektalltag. Nicht immer sind interne Kollegen dafür verfügbar oder besitzen die notwendige Kompetenz. Outsourcing kann eine hier in punkto Preis-/Leistungsverhältnis eine kostengünstige Alternative darstellen. Das freut dann auch die Controlling- Abteilung 😉

 

Bildnachweis: unsplash.com | rawpixel

Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

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Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

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