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Einführung GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 1)

GTD Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die bereits 2001 von David Allen entwickelt wurde. GTD ist eine eingetragene Marke der David Allen Company. Allen hat seine Methode ausführlich in seinem Buch beschrieben; sie beinhaltet sowohl Komponenten des klassischen Zeitmanagements als auch der Selbstorganisation. In Deutschland ist das Buch erst drei Jahre später (2004) unter dem Titel “Wie ich Dinge geregelt kriege [*]” erschienen (Link = aktualisierte Auflage von 2015).

Ich habe mich dazu entschlossen, die GTD Getting Things Done-Methode in einer kleinen Artikel-Serie vorzustellen. Dabei habe ich den Anspruch, dir die Vorteile von GTD in kleineren Häppchen darzureichen. Auf diese Weise bekommst du schneller einen Gesamtüberblick und kannst dir Grundlagen und Merkmale besser einprägen.

Der Grund für meine Vorgehensweise: ein häufig geäußerter Kritikpunkt bezieht sich nämlich interessanterweise auf das 300 Seiten starke Buch und nicht auf die Methode selbst. Allen hat es als Autor leider nicht geschafft, sein Buch didaktisch sinnvoll zu strukturieren. Man muss das Buch eigentlich schon gelesen haben, um es wirklich zu verstehen.

Das möchte ich besser machen.

Wer kennt das nicht? Man geht abends in den Keller, um zwei Sachen nach unten und ein Teil mit nach oben zu bringen. Oben angekommen stellt man jedoch fest, dass man zwar das Leergut und die Wäsche nach unten gebracht hat, die Gehirnleistung aber nicht mehr dazu ausreichte, um auch noch an den Kaffee zu denken. Also wieder in den Keller, um den Kaffee zu holen – denn ohne Kaffee am Morgen sollte man mich besser nicht ansprechen.

Oder du gehst Einkaufen. Eine Einkaufsliste hast du dir natürlich nicht gemacht. Die fünf Dinge behältst du schließlich auch so im Kopf.

• 1 Kilo Äpfel
• 6 Bananen
• 4 Brötchen (vom Bäcker im Supermarkt)
• 1 Päckchen Salami
• 3 Erdbeer-Joghurts

Du stehst gerade an der Kasse (den Blick schon auf die Theke der Bäckerei gerichtet), da ruft deine Frau dich an und bittet darum, vom Metzger noch ein Stück von der leckeren Zwiebelmettwurst mitzubringen. Also packst du alles wieder vom Band in den Einkaufswagen und flitzt zurück an die Fleischtheke. Mist. Da sind noch drei Kunden vor dir. Das war so nicht geplant und nun musst du dich beeilen, weil deine Mittagspause gleich zu Ende ist.

Du spurtest wieder zur Supermarktkasse, bezahlst, ab ins Auto und zurück zur Firma, bevor der Chef merkt, dass du überzogen hast. Puh, nochmal gut gegangen. Dein Chef hat nichts gemerkt. Deine Frau ruft an und erkundigt sich, ob du die Wurst bekommen hast und ob die Brötchen denn auch frisch seien.

Du antwortest ihr, dass du die Wurst hättest und die Brötchen wären … so ein Mist… die Brötchen, du hast die Brötchen vergessen. Jetzt bloß nichts anmerken lassen und später nach der Arbeit nochmal schnell hin zum Bäcker und die Brötchen besorgen.

Ist dir so was auch schon passiert?

Vor einigen Jahren ging es mir ständig so. Und die GTD-Methode hat erheblich dazu beigetragen, mein Selbstmanagement zu verbessern.

Genau an diesem Punkt setzt David Allen nämlich an. Wir alle haben viel zu viel im Kopf. Uns gehen jeden Tag tausend Dinge durch den Kopf.

• am 31. muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung für diesen Monat machen
• wenn ich das nächste Mal tanke, muss ich den Luftdruck im Reserverad prüfen
• sobald die IT mir die notwendigen Zugriffsrechte erteilt hat, muss ich schnellstens den Report für den Vorstand erstellen
• eigentlich hätte ich mich längst wieder bei meinen Eltern blicken lassen müssen
• ich muss unbedingt einen Arzttermin für die Vorsorgeuntersuchung vereinbaren (wie hieß der Facharzt bloß noch?)

David Allen nennt das “lose Enden”. Seiner Meinung nach kann man nur wirklich produktiv sein, wenn man über einen “kristallklaren Geist” verfügt. Klingt etwas schwülstig, stimmt aber in der Sache. Wenn du abends nicht einschlafen kannst, weil dir mal wieder tausend Dinge durch den Kopf gehen, dann ist dein Gehirn mit den losen Enden beschäftigt. Unser Gehirn beschäftigt sich leider am allerliebsten mit Handlungen, die noch nicht abgeschlossen sind. Dieses Phänomen nennt man den Zeigarnik-Effekt.

Die 5 Schritte der GTD Getting Things Done Methode:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen

Erfassen

Unser Gehirn ist nicht der Lage, zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen zu unterscheiden. Und manchmal geht es uns dann so, wie einem Computer, bei dem zu viele Programme gleichzeitig geöffnet sind. Zuerst wird er immer langsamer und irgendwann stürzt er ab. Um unser Gehirn zu entlasten, hilft nur eins:

Alle Dinge, die wir erledigen wollen oder müssen, müssen raus aus unserem Kopf.

Dazu dient der erste Arbeitsschritt von GTD: das Erfassen.

Wir beginnen damit, alle Aufgaben (Tasks), die noch nicht erledigt sind, aufzuschreiben. Du erfasst also diese Tasks in einer To-Do-Liste. Dabei ist es völlig egal, ob du das mit Bleistift und Papier oder in einer elektronischen App tust. Wichtig ist nur, dass es sich um ein “vertrauenswürdiges System” handelt. Was meint Allen mit ”vertrauenswürdig”? Er meint damit, dass das System absolut zuverlässig sein muss. Das ist aber nur gegeben, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

Wann ist dein GTD-System vertrauenswürdig?

1. das GTD-System muss immer im Zugriff sein
2. im GTD-System darf nichts verloren gehen
3. das GTD-System muss vollständig sein

Zu 1. Das GTD-System muss immer im Zugriff sein

Soll heißen, du musst es IMMER dabei haben. Sobald der permanente Zugriff nicht gewährleistet ist, würde sich dein Kopf wieder mit unnützem Zeugs füllen. Wie oben bereits erwähnt, spielt es keine Rolle, ob du Papier oder elektronische Helferlein dafür nutzt.
Ich persönlich bevorzuge elektronische Apps, weil ich entweder mein Smartphone dabei habe oder am PC über die Cloud arbeiten kann. Somit ist mein System für mich immer verfügbar.

Zu 2. Im GTD-System darf nichts verloren gehen

Das, was du deinem System anvertraust, musst du dort auch wiederfinden können. Wenn du beispielsweise anstelle eines festen Notizbuches eine Kladde mit losen Blättern und Post-It-Etiketten verwendest, bestünde die Gefahr, dass du ein paar von den losen Zetteln verlierst. Daher rate ich dir von losen Blättern ab. Auch manche Apps halten nicht das, was sie versprechen. Was nützt dir eine App, die dich nicht an wichtige Termine erinnert oder Erinnerungen nur dann funktionieren, wenn du online bist?

Zu 3. Das GTD-System muss vollständig sein

Es ist zwingend erforderlich, dass du IMMER ALLE Aufgaben in dein GTD-System einträgst. Sonst vergisst du wieder etwas oder dein Kopf füllt sich wieder.

Heute haben wir über den 1. Schritt im GTD-Workflow gesprochen: Das Erfassen

Die GTD-Methode unterscheidet sich in diesem Punkt nicht wirklich von anderen Selbstmanagement- und Zeitmanagement-Methoden.

Warum also solltest du dir trotzdem meine weitere Folgen zur Einführung GTD Getting Things Done durchlesen oder im Podcast anhören?

Weil GTD Getting Things Done folgende Vorteile hat und in manchen Dingen besser ist als andere Selbstmanagement-Methoden:

• GTD unterstützt dich bei der Selbstorgansation
• GTD bezieht sich auf dein ganzes Leben (Selbstmanagement), nicht nur aufs Zeitmanagement
• GTD ist einfach zu erlernen und anzuwenden
• GTD ist ein System und kein Flickwerk
• GTD entlastet dich spürbar, auch, wenn es zu Beginn ein wenig Mehrarbeit bedeutet
• GTD wird mittlerweile von sehr vielen Apps unterstützt
• GTD ist mit Informationen und Hilfestellungen überall im Internet präsent
• GTD ist flexibel und leicht an persönliche Bedürfnisse anzupassen
• GTD zwingt dich nicht, zu priorisieren und verlangt weniger Entscheidungen von dir

Ich würde mich freuen, wenn es mir gelungen ist, dich ein wenig neugierig auf die Methode als Solche zu machen und du beim 2. Teil meiner Einführung in GTD Getting Things Done wieder dabei bist.

Artikel-Serie: Einführung in Getting Things Done (GTD)

Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen

Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten

Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren

Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen

Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen

Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps

Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

Lesetipp zum Thema*:

Bildnachweis: www.fotolia.com | #48209446 | Urheber: Nicola_Del_Mutolo
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