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Einführung GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 2)

Willkommen zu dem 2. Teil meiner Reihe Einführung GTD Teil 2. Hier zum besseren Verständnis nochmal

 

die 5 Schritte der GTD Getting Things Done Methode:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen

 

GTD Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die schon 2001 von David Allen entwickelt wurde. GTD ist eingetragene Marke der David Allen Company. Allen hat seine Methode in seinem Buch beschrieben; sie beinhaltet nicht nur Komponenten des klassischen Zeitmanagements, sondern auch der Selbstorganisation. In Deutschland ist das Buch 2004 unter dem Titel “Wie ich Dinge geregelt kriege [*]” erschienen (Link = aktualisierte Auflage von 2015).

Im ersten Teil haben haben wir uns mit dem Punkt 1, dem Erfassen beschäftigt.

Dort habe ich dir erklärt, warum das Erfassen so wichtig ist: weil wir alle Dinge, die wir erledigen wollen oder müssen, aus unserem Kopf bekommen müssen. Nur so ist gewährleistet, dass unser Gehirn nicht überlastet und mit unnützem Zeugs gefüllt wird bzw. bleibt.

 

 

Damit erreichen wir folgende Vorteile:

• wir können nachts wieder ruhig schlafen (ohne Endlos-Schleifen im Kopf)
• wir verschaffen uns einen Überblick und gewinnen so den notwendigen geistigen Abstand
• mit geistigem Abstand und freiem Kopf können wir Visionen entwickeln

 

Keine Sorge, du musst nicht zwangsläufig zum Arzt, wenn Du Visionen hast – auch, wenn das einige glauben.

 

In der heutigen Ausgabe widmen wir uns dem zweiten Arbeitsschritt der GTD Methode, dem Durcharbeiten.

 

Durcharbeiten

 

Hast du alle deine Aufgaben erfasst und aufgeschrieben?
Sehr gut!

 

Jetzt kommen meine Fragen an dich:

 

• wo hast du diese Aufgaben oder Tasks erfasst?
• hast du die Tasks auf einzelne gelbe Zettel notiert und in ein Eingangskörbchen auf deinem Schreibtisch gelegt?
• in eine App eingetragen?
• in einem Notizbuch erfasst?
• liegt die Notiz vielleicht als E-Mail in einem oder mehreren E-Mail-Postfächern vor?

 

Bevor wir wirklich dazu kommen, unsere Aufgaben durchzuarbeiten, möchte ich dich darum bitten, dir noch ein paar Gedanken zu deinen Eingangskörben zu machen. Wahrscheinlich hast du, neben den oben genannten Eingangskörben noch weitere bei dir entdeckt? Bekommst du z. B. auch noch Tasks über die verschiedensten Sozialen Netzwerke (Facebook, Twitter, XING usw.)?

 

Bei der GTD Methode gilt der Grundsatz:  Benutze so wenig Eingangskörbe wie möglich.

 

Dabei ist es völlig egal, ob es sich um physische oder digitale Körbe handelt. Wie du am besten deine Postfächer konsolidierst, habe ich dir schon in meinem Blogartikel Zero Inbox – 7 Tipps für einen leeren Posteingang gezeigt.

 

Wie immer gilt: weniger ist mehr.

 

Einführung GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 2)

 

So, jetzt geht´s aber wirklich ans Durcharbeiten. Ran an die noch verbliebenen Eingangskörbe.
Mit „Durcharbeiten“ mein David Allen, dass du der Reihe nach ALLE Eingangskörbe durch gehst und jedes Ding, jede Notiz, jedes Dokument usw. in die Hand nimmst und eine Entscheidung triffst, was damit zu tun ist.
dabei gelten diese beiden eisernen Grundsätze:

• Du nimmst jedes Ding nur 1x in die Hand
• Du legst kein Ding wieder zurück

 

Worum geht es überhaupt?
Die Frage klingt zunächst einmal etwas blöd, ist sie aber nicht. Und du wirst merken, dass sie manchmal gar nicht so spontan zu beantworten ist. Du musst schon ein wenig nachdenken und gerade das ist der Sinn. Du sollst bei dem ganzen Zeugs, was sich in deinen Eingangskörben befindet, nämlich darüber nachdenken, um was es sich handelt.

 

Da findet sich z.B.

• diverse Telefonnotizen
• ein Flyer vom Pizza Service auf dem Korb auf deinem Schreibtisch
• eine E-Mail von deinem Boss mit irgendwas wie “…Monatsstatistik Mai…” im Betreff
• alte Rechnungen, von denen du im Moment nicht weißt, ob die privater oder geschäftlicher Natur sind
• und und und

 

 

Handelt es sich dabei etwa um

• eine Idee?
• sInd es Rechnungen, die noch offen sind und bezahlt werden müssen?
• einen neuen Task oder eine neue Aufgabe?
• Referenzmaterial für spätere Projekte?
• oder um was handelt es sich sonst?

 

 

Bei all dem Zeugs gilt es nun herauszufinden, ob in der Sache oder mit dem Ding etwas zu tun ist. Die Antwort auf diese Frage kann nur JA oder Nein lauten.

 

NEIN

 

Lautet die Antwort NEIN, dann gibt es genau drei Möglichkeiten:

 

• es handelt sich um Müll und wird nicht mehr gebraucht
• zur Zeit ist keine Handlung notwendig, dass könnte sich aber zu einem späteren Zeitpunkt ändern (Entwicklung abwarten)
• das Ding enthält Informationen, die dir später eventuell nützlich sein könnten (speichern/aufbewahren)

 

 

JA

 

Lautet die Antwort JA, dann stell dir für jedes Ding diese beiden Fragen:

 

• handelt es sich um ein Projekt?
• was ist als nächstes zu tun?

 

Falls du den Begriff Projekt und seine ziemlich komplizierte Definition evtl. schon aus deinem beruflichen Umfeld kennst, vergiss es. GTD ist ein Selbstmanagement für den Alltag und sieht das Ganze viel pragmatischer.

 

In GTD unterscheidet man nur zwischen

• Handlung
• Projekt

 

Sobald du mehr als eine Handlung benötigst, um das von dir gewünschte Ergebnis zu erreichen, spricht GTD von einem Projekt (also mindestens 2 Handlungen).

 

Beispiele:

 

Gewünschtes Ergebnis: Gereinigte Innenscheiben deines Autos

1 notwendige Handlung:

• Du gehst, bewaffnet mit Zewa und Scheibenklar, in die Garage und reinigst die Innenscheiben

 

Gewünschtes Ergebnis:  Durchgeführte Jahreswartung an deinem Auto durch Vertragswerkstatt

3 notwendige Handlungen:

• Telefonnummer der Vertragswerkstatt heraussuchen
• Werkstatt anrufen und Termin vereinbaren
• am vereinbarten Termin zur Werkstatt fahren und Wartung durchführen lassen

 

Da hier drei Handlungen (also mehr als eine) erfoderlich sind, spricht GTD in diesem Fall von einem Projekt.

 

Warum ist diese Unterscheidung so wichtig?

• wenn nur eine Handlung erforderlich ist, müssen wir diese Aufgabe einfach nur erledigen
• wenn mehrere Handlungen (Aufgaben) erforderlich sind, musst du dir Gedanken über die Reihenfolge machen.

 

1 notwendige Handlung schreiben wir als Task in unsere To-Doliste

 

Handelt es sich um ein Projekt, notieren wir dieTasks ebenfalls dort, legen aber quasi noch eine Projektklammer drum herum.

 

• Task: Gereinigte Innenscheiben am Auto

 

• Projekt: Durchgeführte Jahreswartung durch Werkstatt
  • Telefonnummer der Vertragswerkstatt heraussuchen
  • Werkstatt anrufen und Termin vereinbaren
  • am vereinbarten Termin zur Werkstatt fahren und Wartung durchführen lassen

 

Der nächste Schritt

 

Bei jedem Task bzw. Projekt überlegen wir uns: was ist der nächste Schritt?

 

Wir haben drei Optionen:

 

• Erledigen
• Delegieren
• Verschieben

 

Erledigen
Wenn das Erledigen nicht länger als 2  Minuten dauert, erledige es sofort. Sonst verbringst du mehr Zeit mit dem Führen deiner To-Do-Liste als nötig. Das wäre unproduktiv. Ich persönlich halte diese 2 Minuten-Regel für etwas sehr knapp. Ich habe entschieden, dass ich dieses Limit für mich auf 3-5 Minuten erweitere. Mehr als 5 Minuten würde ich jedoch nicht empfehlen.

 

Delegieren
Wann immer es geht, vermeide es, etwas selbst zu tun 😉 . Versuche stattdessen, Aufgaben zu delegieren. Wenn du Chef bist, funktioniert das wunderbar. Bist du angestellt oder Solo-Unternehmer, dann wird´s schwieriger, aber nicht unmöglich. Es funktioniert öfter, als du denkst. Mach´dir mal ein paar Gedanken hierzu. Als Angestellter könntest du z.B. einen Kollegen um Hilfe bitten – eine Hand  wäscht die andere. Als Solopreneur kannst du Aufgaben outsourcen. Das ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Ich mache das zum Beispiel mit meiner Buchhaltung so.

 

Verschieben
Wenn eine Handlung länger als 2 Minuten dauert, solltest du die Erledigung verschieben und den nächsten Schritt in deine To-Do-Liste eintragen bzw. dort markieren. Achtung: Verschieben bedeutet nicht aufschieben oder Prokrastinieren!

 

 

In der nächsten Folge meiner Reihe werden wir uns mit dem dritten Punkt befassen:

 

• Organisieren

 

 

Artikel-Serie: Einführung in Getting Things Done (GTD)

Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen

Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten

Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren

Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen

Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen

Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps

Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

 

 

Bildnachweis: www.fotolia.com | #67050486 | Urheber: imagewell10
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