Frank Albers - Life- und Business-Coach
Systemisches Coaching für Selbstständigkeit, Karriere und besondere Lebenslagen
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Willkommen zu dem 2. Teil meiner Reihe Einführung GTD Teil 2. Hier zum besseren Verständnis nochmal
die 5 Schritte der GTD Getting Things Done Methode:
GTD Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die schon 2001 von David Allen entwickelt wurde. GTD ist eingetragene Marke der David Allen Company. Allen hat seine Methode in seinem Buch beschrieben; sie beinhaltet nicht nur Komponenten des klassischen Zeitmanagements, sondern auch der Selbstorganisation. In Deutschland ist das Buch 2004 unter dem Titel “Wie ich Dinge geregelt kriege [*]” erschienen (Link = aktualisierte Auflage von 2015).
Im ersten Teil haben haben wir uns mit dem Punkt 1, dem Erfassen beschäftigt.
Dort habe ich dir erklärt, warum das Erfassen so wichtig ist: weil wir alle Dinge, die wir erledigen wollen oder müssen, aus unserem Kopf bekommen müssen. Nur so ist gewährleistet, dass unser Gehirn nicht überlastet und mit unnützem Zeugs gefüllt wird bzw. bleibt.
Damit erreichen wir folgende Vorteile:
Keine Sorge, du musst nicht zwangsläufig zum Arzt, wenn Du Visionen hast – auch, wenn das einige glauben.
In der heutigen Ausgabe widmen wir uns dem zweiten Arbeitsschritt der GTD Methode, dem Durcharbeiten.
Durcharbeiten
Hast du alle deine Aufgaben erfasst und aufgeschrieben?
Sehr gut!
Jetzt kommen meine Fragen an dich:
Bevor wir wirklich dazu kommen, unsere Aufgaben durchzuarbeiten, möchte ich dich darum bitten, dir noch ein paar Gedanken zu deinen Eingangskörben zu machen. Wahrscheinlich hast du, neben den oben genannten Eingangskörben noch weitere bei dir entdeckt? Bekommst du z. B. auch noch Tasks über die verschiedensten Sozialen Netzwerke (Facebook, Twitter, XING usw.)?
Bei der GTD Methode gilt der Grundsatz: Benutze so wenig Eingangskörbe wie möglich.
Dabei ist es völlig egal, ob es sich um physische oder digitale Körbe handelt. Wie du am besten deine Postfächer konsolidierst, habe ich dir schon in meinem Blogartikel Zero Inbox – 7 Tipps für einen leeren Posteingang gezeigt.
Wie immer gilt: weniger ist mehr.
So, jetzt geht´s aber wirklich ans Durcharbeiten. Ran an die noch verbliebenen Eingangskörbe.
Mit „Durcharbeiten“ mein David Allen, dass du der Reihe nach ALLE Eingangskörbe durch gehst und jedes Ding, jede Notiz, jedes Dokument usw. in die Hand nimmst und eine Entscheidung triffst, was damit zu tun ist.
dabei gelten diese beiden eisernen Grundsätze:
Worum geht es überhaupt?
Die Frage klingt zunächst einmal etwas blöd, ist sie aber nicht. Und du wirst merken, dass sie manchmal gar nicht so spontan zu beantworten ist. Du musst schon ein wenig nachdenken und gerade das ist der Sinn. Du sollst bei dem ganzen Zeugs, was sich in deinen Eingangskörben befindet, nämlich darüber nachdenken, um was es sich handelt.
Da findet sich z.B.
Handelt es sich dabei etwa um
Bei all dem Zeugs gilt es nun herauszufinden, ob in der Sache oder mit dem Ding etwas zu tun ist. Die Antwort auf diese Frage kann nur JA oder Nein lauten.
NEIN
Lautet die Antwort NEIN, dann gibt es genau drei Möglichkeiten:
JA
Lautet die Antwort JA, dann stell dir für jedes Ding diese beiden Fragen:
Falls du den Begriff Projekt und seine ziemlich komplizierte Definition evtl. schon aus deinem beruflichen Umfeld kennst, vergiss es. GTD ist ein Selbstmanagement für den Alltag und sieht das Ganze viel pragmatischer.
In GTD unterscheidet man nur zwischen
Sobald du mehr als eine Handlung benötigst, um das von dir gewünschte Ergebnis zu erreichen, spricht GTD von einem Projekt (also mindestens 2 Handlungen).
Beispiele:
Gewünschtes Ergebnis: Gereinigte Innenscheiben deines Autos
1 notwendige Handlung:
Gewünschtes Ergebnis: Durchgeführte Jahreswartung an deinem Auto durch Vertragswerkstatt
3 notwendige Handlungen:
Da hier drei Handlungen (also mehr als eine) erfoderlich sind, spricht GTD in diesem Fall von einem Projekt.
Warum ist diese Unterscheidung so wichtig?
1 notwendige Handlung schreiben wir als Task in unsere To-Doliste
Handelt es sich um ein Projekt, notieren wir dieTasks ebenfalls dort, legen aber quasi noch eine Projektklammer drum herum.
Der nächste Schritt
Bei jedem Task bzw. Projekt überlegen wir uns: was ist der nächste Schritt?
Wir haben drei Optionen:
Erledigen
Wenn das Erledigen nicht länger als 2 Minuten dauert, erledige es sofort. Sonst verbringst du mehr Zeit mit dem Führen deiner To-Do-Liste als nötig. Das wäre unproduktiv. Ich persönlich halte diese 2 Minuten-Regel für etwas sehr knapp. Ich habe entschieden, dass ich dieses Limit für mich auf 3-5 Minuten erweitere. Mehr als 5 Minuten würde ich jedoch nicht empfehlen.
Delegieren
Wann immer es geht, vermeide es, etwas selbst zu tun 😉 . Versuche stattdessen, Aufgaben zu delegieren. Wenn du Chef bist, funktioniert das wunderbar. Bist du angestellt oder Solo-Unternehmer, dann wird´s schwieriger, aber nicht unmöglich. Es funktioniert öfter, als du denkst. Mach´dir mal ein paar Gedanken hierzu. Als Angestellter könntest du z.B. einen Kollegen um Hilfe bitten – eine Hand wäscht die andere. Als Solopreneur kannst du Aufgaben outsourcen. Das ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Ich mache das zum Beispiel mit meiner Buchhaltung so.
Verschieben
Wenn eine Handlung länger als 2 Minuten dauert, solltest du die Erledigung verschieben und den nächsten Schritt in deine To-Do-Liste eintragen bzw. dort markieren. Achtung: Verschieben bedeutet nicht aufschieben oder Prokrastinieren!
In der nächsten Folge meiner Reihe werden wir uns mit dem dritten Punkt befassen:
Teil 1: GTD-Workflow – Erfassen
Teil 2: GTD-Workflow – Durcharbeiten
Teil 3: GTD-Workflow – Organisieren
Teil 4: GTD-Workflow – Durchsehen
Teil 5: GTD-Workflow – Erledigen
Teil 6: Vorteile, Nachteile und Empfehlungen für GTD-Apps
Eine Excel-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx
Bildnachweis: www.fotolia.com | #67050486 | Urheber: imagewell10
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Ich bin Frank Albers
Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.
Hallo Frank,
sehr gute Artikelserie zu GTD! 🙂
Zur Zeit arbeite ich sehr intensiv selbstständig und Systeme wie GTD helfen mir sehr weiter. Womit ich immer noch meine Schwierigkeiten habe ist es Dinge zu delegieren. Hast du da irgendwelche Tipps oder Empfehlungen?
Beste Grüße
Stefan
Hallo Stefan,
ich kann verstehen, dass Du Probleme mit dem Delegieren hast. Da Du damit aber nicht alleine stehst, werde ich dem Delegieren einen eigenen Artikel widmen.
Wichtig ist:
– Du musst lernen, die Kontrolle abzugeben. Dies sollte man an kleinen Aufgaben üben.
– Du musst an den Richtigen delegieren. Hierfür ist es notwendig, dass es für denjenigen, der Dir helfen soll, auch attraktiv ist, Dich zu unterstützen. Gründe kann es dafür mehre geben (z.B. weil er Dein Angestellter ist, weil er Dien Freund ist, weil es ein Kollege ist, dem Du auch schon oft geholfen hast, weil derjenige sich bestimmte Vorteile erhofft etc.)
– Du musst üben, die Aufgaben so vorzubereiten, dass derjenige genau weiß, was von ihm erwartet wird.
Liebe Grüße
Frank
Vielen Dank für die guten Tipps Frank! 🙂
Das hilft mir schon ein großes Stück weiter. Vor allem beim letzten Punkt gebe ich dir Recht.
Beste Grüße
Stefan
Hallo Frank,
vielen Dank für die tolle Erklärung zu GTD. Ich kenne die Methode ja, aber habe es noch nie so ausführlich beschrieben gesehen. Ich stimme dir da mit der 5 Minuten anstatt der 2 Minuten Regel zu. Danke nochmals und freue mich schon auf die nächsten Teile :-). LG, Sonja!
Hallo Sonja,
das geht runter wie Öl 🙂
es freut mich natürlich, wenn Dir mein Artikel gefällt.
PS: Falls Du lieber Hören statt Lesen magst, gibt es die Artikel ja auch noch als Podcast.
Liebe Grüße
Frank
Hallo Frank,
GTD ist ein toller Ansatz. Ich bin zwar momentan mehr der Nutzer eines Kanban-Boards, aber da gibt es viele Überschneidungen.
Der Artikel und ist toll und gibt einen guten Überblick. Ich empfehle jedem sich GTD, KanBan, Pomodoro, MiniSteps, ZeroInbox und die ganzen anderen Methoden anzugucken. Und dann muss sich das rauspicken, was für ihn passt.
Viele Grüße,
David
Hallo David,
ich stimme mit Dir überein. Nicht jede Methode ist für jeden geeignet und sehe es auch so: Jeder sollte ein paar methoden und Techniken ausprobieren und schauen, was für einen selbst am Besten ist. Daher möchte ich auch immer wieder verschiedene Methoden auf meinem Blog anbieten. Ich selbst benutze auch einen custom made Mix aus verschiedenen Techniken und Apps.
Interessant, dass Du KABAN ansprichst. Ich bereite gerade einen Video-Kurs vor, indem es um KABAN und agiles Projektmanagement für Solo-Unternehmer geht. Mehr verrate ich aber noch nicht.
Hallo Frank,
danke für diesen ausführlichen Artikel und das tolle Audio dazu. Da ich bereits seit vielen Jahren selbstständig bin, habe ich so einiges an Organisationstechniken ausprobiert. Als dann das Online-Business dazu kam, habe ich viel experimentiert mit unterschiedlichen Erfolgen.
Die Getting Things Done Methode gehört mittlerweile sehr erfolgreich dazu. Ich kann sie jedem Selbstständigen absolut empfehlen.
Liebe Grüße
Ulrike
Lieber Frank, ein sehr schöner Artikel! Hab das Getting Things Done Buch schon seit einiger Zeit auf meiner Leseliste, aber bin noch nciht dazu gekommen (welch Ironie…)
Besonders gut gefällt mir die Unterscheidung zwischen Handlung und Projekt, das werde ich gleich mal in meinem ToDo-System umsetzen.
LG Steffi