Frank Albers - Life- und Business-Coach
Systemisches Coaching für Selbstständigkeit, Karriere und besondere Lebenslagen
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Die Eisenhower-Matrix. Dwight D. Eisenhower war der 43. Präsident der USA. Mindestens genauso berühmt hat ihn aber seine Eisenhower-Matrix bzw. Eisenhower-Prinzip gemacht. Dabei ist noch nicht einmal hundertprozentig geklärt, ob er wirklich der Urheber war. Das soll uns aber an dieser Stelle nicht weiter stören.
Wichtig ist: die Eisenhower-Matrix funktioniert!
Manchen wird das Prinzip ziemlich simpel und trivial vorkommen. Es ist auch simpel, aber im Sinn von einfach.
Ihr wisst:
Die meisten von uns sind in der aussichtslosen Lage, niemals ALLE Aufgaben erledigen zu können. Es macht also überhaupt keinen Sinn, deswegen ein schlechtes Gewissen zu haben. Ein schlechtes Gewissen erzeugt nur zusätzlichen Stress und macht uns unproduktiv. Weil nicht für ALLE Aufgaben ausreichend Zeit zur Verfügung steht, müssen wir eine Auswahl treffen, welche wir überhaupt erledigen, wann wir sie bearbeiten und welche Tasks wir einfach ignorieren.
Wenn ich den Vorschlag mache, manche Aufgaben einfach nicht zu bearbeiten, bekomme ich regelmäßig Antworten zu hören wie:
Dann lautet meine Antwort:
Du HAST doch längst entschieden, welche Aufgaben nicht bearbeitet werden sollen!
Schau´ einfach in deine überfüllte To-Do-Liste.
Die sind alle noch nicht bearbeitet und das hast DU so entschieden – weil du nämlich viel zu wenig Zeit für die Erledigung hast.
Entscheidungen sind gut und wichtig. Du hast jedoch möglicherweise relativ willkürlich entschieden.
Du hast vielleicht diejenigen Tasks bearbeitet,
Was ich von dir möchte ist, dass du die RICHTIGEN Prioritäten setzt. Bearbeite deine To-Do-Liste so, dass sie dich und/oder deine Firma weiterbringt.
Wie in der Grafik zu sehen ist, sind die Aufgaben in vier Quadranten aufgeteilt.
In diesem Quadranten befinden sich die Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese müssen von dir PERSÖNLICH und SOFORT (innerhalb 24h) erledigt werden.
Die A-Aufgaben sind Tasks, die einfach gemacht werden müssen. Da kommst du nicht drumherum.
Im 2. Quadranten befinden sich die Aufgaben, die dich langfristig erfolgreich machen werden. Sie sind wichtig, aber (noch) nicht dringend.
Normalerweise dauert es noch einige Zeit, bis diese Arbeiten anstehen. Lege frühzeitig einen verbindlichen Termin fest und plane ausreichend Zeit für die Erledigung ein. Mach´ einen Vertrag mit Dir selbst, indem du diesen Termin in deine To-Do-List einträgst und in deinem Kalender ein genügend großes Zeitfenster dafür blockst. Sorge dafür, dass du den Vertrag einhältst. Belüg´dich nicht selbst, indem du Ausreden suchst.
Denk´ immer daran: Das Erledigen von B-Aufgaben macht dich erfolgreich!
Hier finden sich To-Dos, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Die Bearbeitung bringt dir keinen großen zusätzlichen Nutzen und bringen dich auch langfristig nicht deinen Zielen näher.
Beispiele:
Diese Aufgaben sind dringend und sollten – wenn es nach dem Auftraggeber geht – schnellstmöglich erledigt werden. Für dich sind sie nur lästig, weil sie dich nicht weiterbringen.
Es kommt eine weitere Problematik hinzu:
Wenn etwas vom Auftraggeber mit Vehemenz dringend gemacht wird, haben wir fast immer auch das Gefühl, dass diese Aufgabe auch wichtig ist.
Es fällt uns besonders schwer, uns von diesem Trugschluss zu lösen. Diese To-Dos halten dich im Status “beschaftigt, aber nicht produktiv”. Abends fällst du totmüde vor die Glotze, bist aber deinen Zielen kein Stück näher gekommen.
Versuche nach Möglichkeit, diese To-Dos zu delegieren. Allerdings ist nicht jeder in der glücklichen Lage, z.B. als Teamleiter, ungeliebte Tasks delegieren zu können. Bitte doch einen Kollegen um Hilfe, der gerade nicht so viel zu tun hat oder diese Art von Aufgaben lieber macht als du.
Jeder Mensch hat andere Vorlieben und Präferenzen, daher funktioniert der Aufgabentausch meiner Erfahrung nach relativ häufig. Dein Kollege wird dir dankbar sein, wenn Du ihm das nächste Mal etwas Unangenehmes abnimmst.
Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben sind – kurz gesagt – für die Tonne! Dies sind neben den C-Aufgaben die größten Zeitfresser.
Beispiele:
So einfach die Eisenhower Matrix auch ist, so wichtig ist sie dennoch für deinen Erfolg.
Sie zwingt dich, deine Arbeitsweisen zu reflektieren und dir Gedanken über deine Ziele zu machen. Du entlarvst damit deine größten Zeitfresser und bündelst deine zeitlichen und physischen Ressourcen auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
Fast hätte ich es vergessen:
Wenn Du mehr über das Setzen von Prioritäten erfahren möchtest, empfehle ich dir einen Artikel meines Kollegen Marc Keil: Prioritäten setzen ‒ 4 Wege, deine ToDo-Liste zurückzuerobern
Bildnachweis: www.fotolia.com | #78740953 | Urheber: Zerbor
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Ich bin Frank Albers
Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.
Hallo Frank,
ein sehr ausführlicher Artikel zur Eisenhower Matrix. Sehr lesenswert. Mir fällt es ja immer noch schwer, mich von der einen oder anderen D-Aufgabe zu trennen. 🙂
Vielen Dank auch für deine Verlinkung auf meinen Artikel.
Master-Minds müssen doch zusammenhalten oder?
Liebe Grüße
Frank
[…] Wenn du noch mehr Hintergrundinfos zur Eisenhower-Matrix möchtest, dann empfehle ich dir diesen Blogbeitrag von Frank Albers. […]
Hallo Frank,
in diesem Artikel hast du die Eisenhower Matrix sehr schön zusammengefasst und erklärt. Aber weißt du, was noch fehlt? Eine einfache Möglichkeit, direkt mal in das Thema reinzuschnuppern. Das klappt zum Beispiel hier sehr gut: Hier findet man die Eisenhower Matrix als kostenlose Webanwendung. So fällt der Einstieg sehr leicht und man kann schnell entscheiden, ob es das richtige für einen ist.
Ich hoffe, mit diesem Kommentar den Wert deines Artikels noch weiter gesteigert zu haben.
Schöne Grüße
Chris
Sehr informativer Artikel, aber dir ist wohl ein Zahlendreher unterlaufen – Eisenhower war der 34. Präsident 🙂
Beste Grüße