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Wie du mit der Eisenhower-Matrix deine To-Do-Liste optimal priorisierst

Die Eisenhower-Matrix. Dwight D. Eisenhower war der 43. Präsident der USA. Mindestens genauso berühmt hat ihn aber seine Eisenhower-Matrix  bzw. Eisenhower-Prinzip gemacht. Dabei ist noch nicht einmal hundertprozentig geklärt, ob er wirklich der Urheber war. Das soll uns aber an dieser Stelle nicht weiter stören.

Wichtig ist: die Eisenhower-Matrix funktioniert!

Manchen wird das Prinzip ziemlich simpel und trivial vorkommen. Es ist auch simpel, aber im Sinn von einfach.

Ihr wisst:

Verabschiede dich von deinem schlechten Gewissen

Die meisten von uns sind in der aussichtslosen Lage, niemals ALLE Aufgaben erledigen zu können. Es macht also überhaupt keinen Sinn, deswegen ein schlechtes Gewissen zu haben. Ein schlechtes  Gewissen erzeugt nur zusätzlichen Stress und macht uns unproduktiv. Weil nicht für ALLE  Aufgaben ausreichend Zeit zur Verfügung steht, müssen wir eine Auswahl treffen, welche wir überhaupt erledigen, wann wir sie bearbeiten und  welche Tasks wir einfach ignorieren.

Wenn ich den Vorschlag mache, manche Aufgaben einfach nicht zu bearbeiten, bekomme ich regelmäßig Antworten zu hören wie:

• „… aber das kann ich doch nicht einfach in den Papierkorb werfen…“
• „… ich möchte diesen Menschen doch nicht vor den Kopf stoßen, indem ich seiner Bitte nicht nachkomme…“
• „.. aber das gehört doch zu meinem Job, diese Aufgaben zu bearbeiten…“
• „…ich kann doch gar nicht entscheiden, welche Aufgaben ich nicht erledigen soll…“

Dann lautet meine Antwort:

Du HAST doch längst entschieden, welche Aufgaben nicht bearbeitet werden sollen!

Schau´ einfach in deine überfüllte To-Do-Liste.
Die sind alle noch nicht bearbeitet und das hast DU so entschieden – weil du nämlich viel zu wenig Zeit für die Erledigung hast.

Entscheidungen sind gut und wichtig. Du hast jedoch möglicherweise relativ willkürlich entschieden.

Du hast vielleicht diejenigen Tasks bearbeitet,

• die einfach zu erledigen waren
• deren Erledigung dir immer viel Spaß machen
• wo der Auftraggeber den meisten Druck gemacht hat

Was ich von dir möchte ist, dass du die RICHTIGEN Prioritäten setzt. Bearbeite deine To-Do-Liste so, dass sie dich und/oder deine Firma weiterbringt.

Verwende die Eisenhower-Matrix für deine To-Do-Liste und unterscheide deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Wie in der Grafik zu sehen ist, sind die Aufgaben in vier Quadranten aufgeteilt.

1.  Quadrant: A-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix

In diesem Quadranten befinden sich die Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese müssen von dir PERSÖNLICH und SOFORT (innerhalb 24h) erledigt werden.

Beispiele:

• eine dringende Projekt-Anfrage deines besten Kunden
• ein Anruf deiner Bank, dass es Unstimmigkeiten mit deiner Kreditkarten-Abrechnung gibt
• deine Steuererklärung, deren Frist in 5 Tagen ausläuft und sonst eine Schätzung droht

Die A-Aufgaben sind Tasks, die einfach gemacht werden müssen. Da kommst du nicht drumherum.

2.  Quadrant: B-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix

Im 2. Quadranten befinden sich die Aufgaben, die dich langfristig erfolgreich machen werden. Sie sind wichtig, aber (noch) nicht dringend.

Beispiele:

• die Steuererklärung, für die du noch 9 Monate Zeit hast
• deine Urlaubsplanung (ja, Aus-Zeiten machen dich erfolgreich!)
• die Planung deiner Fortbildungsseminare fürs kommende Jahr

Normalerweise dauert es noch einige Zeit, bis diese Arbeiten anstehen. Lege frühzeitig einen verbindlichen Termin fest und plane ausreichend Zeit für die Erledigung ein. Mach´ einen Vertrag mit Dir selbst, indem du diesen Termin in deine To-Do-List einträgst und in deinem Kalender ein genügend großes Zeitfenster dafür blockst. Sorge dafür, dass du den Vertrag einhältst. Belüg´dich nicht selbst, indem du Ausreden suchst.

Denk´ immer daran: Das Erledigen von B-Aufgaben macht dich erfolgreich!

3.  Quadrant: C-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix

Hier finden sich To-Dos, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Die Bearbeitung bringt dir keinen großen zusätzlichen Nutzen und bringen dich auch langfristig nicht deinen Zielen näher.

Beispiele:

• ein Jour Fix steht in einer Stunde an, von dem du schon vorher weißt, dass es nichts Neues zu berichten gibt
• es wird eine Incident-Liste mit Auswertungen für das vorletzte Quartal angefordert – bis morgen
• ein Kollege aus einer anderen Abteilung benötigt die Unterstützung deines Teams, weil die andere Abteilung gerade unterbesetzt ist.

Diese Aufgaben sind dringend und sollten – wenn es nach dem Auftraggeber geht – schnellstmöglich erledigt werden. Für dich sind sie nur lästig, weil sie dich nicht weiterbringen.

Es kommt eine weitere Problematik hinzu:

Wenn etwas vom Auftraggeber mit Vehemenz dringend gemacht wird, haben wir fast immer auch das Gefühl, dass diese Aufgabe auch wichtig ist.

Es fällt uns besonders schwer, uns von diesem Trugschluss zu lösen. Diese To-Dos halten dich im Status “beschaftigt, aber nicht produktiv”. Abends fällst du totmüde vor die Glotze, bist aber deinen Zielen kein Stück näher gekommen.

Versuche nach Möglichkeit, diese To-Dos zu delegieren. Allerdings ist nicht jeder in der glücklichen Lage, z.B. als Teamleiter, ungeliebte Tasks delegieren zu können. Bitte doch einen Kollegen um Hilfe, der gerade nicht so viel zu tun hat oder diese Art von Aufgaben lieber macht als du.

Jeder Mensch hat andere Vorlieben und Präferenzen, daher funktioniert der Aufgabentausch meiner Erfahrung nach relativ häufig. Dein Kollege wird dir dankbar sein, wenn Du ihm das nächste Mal etwas Unangenehmes abnimmst.

4. Quadrant: D-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix

Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben sind – kurz gesagt – für die Tonne! Dies sind neben den C-Aufgaben die größten Zeitfresser.

Beispiele:

• die Bearbeitung unwichtiger E-Mails
• durch übertriebenen Perfektionismus hervorgerufene Geschäftigkeit
• selbst auferlegte Tätigkeiten (ständiges Checken von E-Mails, Surfen in Sozialen Netzwerken)

Fazit:

So einfach die Eisenhower Matrix auch ist, so wichtig ist sie dennoch für deinen Erfolg.

Sie zwingt dich, deine Arbeitsweisen zu reflektieren und dir Gedanken über deine Ziele zu machen. Du entlarvst damit deine größten Zeitfresser und bündelst deine zeitlichen und physischen Ressourcen auf die wirklich wichtigen Aufgaben.

Fast hätte ich es vergessen:

Wenn Du mehr über das Setzen von Prioritäten erfahren möchtest, empfehle ich dir einen Artikel meines Kollegen Marc Keil:  Prioritäten setzen ‒ 4 Wege, deine ToDo-Liste zurückzuerobern

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