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Selbstmanagement

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Frühjahrsputz im Büro – Effektiver arbeiten mit weniger Kram

Frühjahrsputz im Büro – Effektiver arbeiten mit weniger Kram
Frühjahrsputz im Büro – Effektiver arbeiten mit weniger Kram
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Frühjahrsputz im Büro – Effektiver arbeiten mit weniger Kram

 

Ordnung im Büro steht zu Beginn des Frühjahrs wieder ganz oben bei vielen Freischaffenden. Damit die Bemühungen jedoch nicht wie jedes Jahr wieder versanden, können ein paar Tipps nicht schaden, um die Unordnung dauerhaft aus dem Büro zu verbannen. Das Chaos wird leider schnell zur Gewohnheit. Während man selbst noch hervorragend durchblickt, was sich wo befindet, wirken vollgestellte Büros und Unordnung auf andere eher befremdlich. Letztlich ist es auch so, dass ein chaotisches Büro die Gedanken oftmals abschweifen lässt. Es bedarf einer erhöhten Konzentration, um klare Gedanken fassen zu können. Der Frühjahrsputz schafft daher nicht nur oberflächlich Ordnung, auch der Kopf wird dadurch wieder ein wenig freier für kreative Gedanken. Es kann endlich wieder effektiv gearbeitet werden.

 

Einscannen und sichern

Irgendwann sollte jeder damit anfangen, den Großteil seines Schriftverkehrs zu scannen und in Ordner auf seiner Festplatte abzulegen. Es ist einfach nicht notwendig alles in Papierform bei sich zu haben. Es sollte jedoch in jedem Fall daran gedacht werden, die Dateien so zu beschriften, dass man weiß, wann was geschrieben wurde und was sich in der Datei befindet. So lässt sich später alles jederzeit schnell wiederfinden. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, regelmäßig ein Backup durchzuführen, entweder auf separaten Festplatten oder in der Cloud. Anschließend kann man sich entscheiden, was tatsächlich eingelagert werden muss und was in den Schredder kann. Erfahrungsgemäß handelt es sich bei einem Großteil des Papiers im Büro um Kopien oder sogar Zweitkopien aus irgendwelchen Anlagen zu schreiben, die mit Sicherheit nicht aufbewahrt werden müssen.

 

Wichtige Unterlagen müssen aufbewahrt werden

Natürlich müssen wichtige Unterlagen aufbewahrt werden. Je nach Umsatz des Unternehmens sogar bis zu zehn Jahre. Rechnungen und Jahresabschlüsse zum Beispiel. Das heißt jedoch nicht, dass die Ordner mit den Rechnungen jederzeit im Büro griffbereit sein müssen. Wichtig ist, dass alles sauber abgelegt wird und die Ordner so beschriftet werden, dass jederzeit erkannt werden kann, was sich darin befindet. Ansonsten können die Ordner ausgelagert werden – im Keller, im Storage oder in der Garage. Wer viele Rechnungen schreibt, kann so auf einen Schlag jede Menge Platz im Regal schaffen. Lediglich wichtige Verträge oder Originale, etwa Verträge mit Kunden oder die Depotunterlagen für die Altersvorsorge sollten immer in Reichweite im Büro aufbewahrt werden. Gute Anlagetipps für Aktien und Index-Fonds als ergänzenden Baustein für die Altersvorsorge gibt es übrigens bei etfs.de.

 

Ein Büro ist keine Bibliothek

Wer meint, das Büro müsse ähnlich wie in einer Bibliothek bestens mit Fachliteratur oder besser noch mit Fachzeitschriften ausgestattet sein, der irrt gewaltig. Erfahrungsgemäß wird dort nur noch in den seltensten Fällen nachgeschlagen. Andere mit der Büchersammlung zu beeindrucken, kann auch kein vernünftiger Grund sein, haufenweise Staubfänger in den Regalen zu stapeln. Also raus damit. Die Werke müssen ja nicht unbedingt auf den Müll. Es ist auch möglich, die Bücher und Zeitschriften in eine Kiste in den Hausflur oder auf die Straße zu stellen, mit einem kleinen Zettel dran, dass sich jeder bedienen kann.

 

Kleine Schritte helfen

Einmal alles ausmisten! Das ist leichter gesagt als getan. Um sich beim Aufräumen nicht zu überfordern und auch alles in Ruhe ansehen zu können, bevor etwas unwiderruflich im Müll landet, helfen auch kleine Schritte weiter. So kann man Schublade für Schublade vorgehen oder an einem Tag die linke Regalseite und in der nächsten Woche die rechte Seite abarbeiten. Es besteht überhaupt kein Zeitdruck. Wer sich Teilziele beim Aufräumen setzt und diese auch erreicht, ist anschließend viel motivierter. Wichtig ist nur, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren: Endlich wieder Ordnung im Büro. Wer es soweit geschafft hat, sollte anschließend auch noch gründlich putzen. Das dürfte jedoch angesichts weniger Akten auf einmal sehr viel leichter fallen.

 

Bildnachweis: Pixabay | CC0 Creative Commons

Frank Albers

Frank Albers

Strategie-Coach für Online-Business bei www.einfach-effektiv.de
Mein Name ist Frank Albers und dies sind meine beiden Themenschwerpunkte:

*Strategie-Coach für Sichtbarkeit und Online-Kurse
Ich unterstütze Selbständige bei der Produktion von Online-Kursen und der notwendigen Kundengewinnung.

Dazu gehört, sich mit strategischer Positionierung im Internet als Marke zu etablieren und mit gezieltem Onlinemarketing für Kunden sichtbarer zu werden.


*Selbstmanagement für den Alltag
Als Experte für Selbstmanagement helfe ich Menschen, ihre Ziele zu finden, zu erreichen und ihr eigenes Potential optimal zu nutzen.
Frank Albers

6 Kommentare zu Frühjahrsputz im Büro – Effektiver arbeiten mit weniger Kram

  1. Hi Frank,
    vielen Dank für die Information. Ich habe immer Chaos auf dem Tisch. Habe diesen Artikel abgespeichert, da der Text gute Punkte enthält, die mir später sicherlich behilflich sein werden.
    BG
    Mia

  2. Hallo Frank,

    Danke für deinen schönen Impulse.
    Ich möchte zwei Dinge ergänzen mit denen ich sehr gute Erfahrungen gemacht habe:

    1) Um meinen Besitz nach und nach zu reduzieren, auf die Dinge die ich wirklich brauche, schmeiße ich jeden Tag mindestens eine Sache weg.

    2) Jeden Tag wenn ich das Büro zum letzen mal verlasse, räume ich den Schreibtisch komplett frei. Es wird dann nicht alles erledigt, aber ich plane wann ich es tu und leg mir die Dinge entsprechend außerhalb vom Tisch zurecht (Wiedervorlage, Scannen etc)

    3) Wenn man alle Dinge mit einem Klebepunkt versieht und diese Punkte entfernt sobald man etwas nutzt, kann man nach einer festgelegten Zeit (1-3 Monate) alles wegwerfen was noch einen Punkt hat. Diese Sachen braucht man nicht.

    Oh, jetzt waren es doch drei 😉

    viele Grüße Benjamin

  3. Hallo und vielen Dank für diesen Tollen Beitrag, es ist nicht immer einfach sich von Sachen zu Trennen. Ich versuche Seit Jahren Dinge erst zu kaufen wenn ich sie wirklich brauche, das funktioniert eigentlich ganz gut.

    LG
    Marek

  4. Danke für die Tipps für das aufgeräumte Büro. Ich ertappe mich immer wieder dabei, den Schreibtisch und das Büro zu vermüllen und brauche immer einen gewissen „Kick“, um alles wieder aufzuräumen. Deine Tipps motivieren mich, gleich damit anzufangen. 🙂

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Frank Albers

Ich bin Frank Albers

Seit über 20 Jahren helfe ich Menschen und Unternehmen, Ihre privaten und beruflichen Ziele zu erreichen.

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