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Jahresplanung – Warum jetzt der perfekte Zeitpunkt ist

Meine Jahresplanung erfolgt in 3 Schritten:

1. Retrospektive
2. Kreative Auszeit
3. Jahresplanung

Jahresplanung  – Schritt #1 Retrospektive

Fangen wir also mit einem kurzen Rückblick auf das Jahr 2015 an. Im März letzten Jahres fasste ich den Entschluss, ein neues Blog-Projekt ins Leben zu rufen. Ich wollte meine Kenntnisse in Bezug auf Selbstmanagement und Projektmanagement einem breiterem Publikum zugänglich machen.

Nach drei Monaten Vorbereitung war’s dann im Sommer endlich soweit. Am 1. Juli 2015 ging mein Blog online. Diesen Termin hatte ich mir schon frühzeitig gesetzt, um meinen Perfektionismus Einhalt zu gebieten. Denn, wenn du etwas noch nie zuvor gemacht hast, wirst du nie perfekt starten – egal, wie sehr du dich auch anstrengst.

Wenn man mit zu hohen Ansprüchen startet, besteht die Gefahr, die eigene Kreativität im Keime zu ersticken, weil man zuviel auf einmal möchte. Lieber unperfekt loslegen, als niemals loslegen. Als mein Blog dann tatsächlich online ging, war ich damit auch alles andere als zufrieden. Ich war weder mit dem Design, noch mit dem WordPress-Theme 100-prozentig zufrieden. Und wenn ich ehrlich bin, ist das auch heute noch so.

Aber: Mein Blog ist online.

Eigentlich sollte – genau einen Monat später – auch mein Podcast online gehen. Tatsächlich geschah das aber erst mit einer Woche Verspätung. Warum kam es zu dieser Verspätung?

• Lag es an den Themen?
• War das Mikrofon Schuld?
• Lag es an der Software?
• Oder lag es an iTunes?

Nein, die Antwort ist ganz einfach: Es lag an mir.

Ich bin selber in eine Falle getappt, mit der so viele von uns zu kämpfen haben und konnte mich einfach nicht entscheiden.

Heutzutage werden wir sowohl mit Konsumartikeln, als auch mit den dazugehörigen Informationen überschüttet. Wie soll man da noch vernünftige Entscheidungen treffen?
In der Vorbereitungsphase für meinen Blog nahm ich an einem Seminar für Onlinemarketing teil. Dort wurde ein Mikrofon empfohlen. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich nur diese eine Empfehlung für ein spezielles Mikrofon. Da dieser Ratschlag von einem Experten für Online-Marketing kam, hatte der Tipp einiges an Gewicht und ich hab´ mir dieses Mikrofon gekauft.

So einfach kann es sein.

Ganz anders verhielt es sich, als es darum ging, einen geeigneten Hosting-Service für meinen Podcast auszuwählen.

Mittlerweile war ich nämlich in den sozialen Netzwerken aktiv und habe mich in einigen einschlägigen Foren und Facebook-Gruppen herumgetrieben.

Die Folge: Information-Overflow.

Jeder Podcast-Experte hat etwas anderes empfohlen. Manchmal handelte es sich auch nur um vermeintliche Podcast-Experten. Tagelang schob ich die Entscheidung auf und schwankte immer wieder zwischen fünf unterschiedlichen Podcast-Hostern.

Am Schluss habe ich es dann doch noch geschafft, die Reißleine zu ziehen und mich entschieden – zugegebenermaßen mehr aus dem Bauch heraus.

Diese banale Entscheidungsfalle hat mich eine Woche Verzögerung kostet.

Also wenn ich dir einen Rat geben darf:

Wenn es dir auch manchmal so geht, dass du dich nicht entscheiden kannst, weil du die Wahl zwischen sehr ähnlichen Optionen hast, dann entscheide aus dem Bauch heraus oder wirf eine Münze.
Was soll schon groß passieren? In den meisten Fällen lassen sich Fehlentscheidungen auch rückgängig machen.

Was ist sonst noch passiert? Ein bisschen Statistik zu 2015.

• In sechs Monaten habe ich auf meinem Blog 33 Artikel veröffentlicht.
• Innerhalb von fünf Monaten habe ich 28 Podcast-Episoden für iTunes produziert, die über 47.000 mal ge-downloaded wurden.

An dieser Stelle nochmals ein großes Dankeschön an dich, lieber Leser bzw. lieber Hörer!

So, jetzt fragst du dich aber vielleicht, warum ich den Begriff Retrospektive verwende und nicht z.B. Jahresrückblick. Wie du ja eventuell weißt, bin ich IT-Projektmanager. Angelehnt an Agile Projektmanagement Methoden (wie z.B.SCRUM) beinhaltet der Begriff Retrospektive nicht nur einen bloßen Rückblick, sondern auch eine Analyse der Ereignisse und Prozesse. Aufgrund dieser Analyse sollen Verbesserungen entwickelt werden.

Bei der Analyse meiner Online-Präsenz habe ich einiges an Optimierungs-Potenzial gefunden:

Meine drei größten Probleme:

1. Die einzelnen Themen für die Blogartikel müssen besser aufeinander abgestimmt werden.
2. Das Verbreiten des Contents kostet zu viel Zeit.
3. Netzwerken aus dem Bauch heraus ist nicht zielgerichtet und wenig effizient.

Und die dazugehörigen Lösungen:

zu 1.
Ich habe mich entschlossen einen Redaktionsplan einzuführen, der mir dazu verhilft, den Überblick über die einzelnen Themenbereiche zu behalten und aufeinander abzustimmen. Außerdem sehe ich so genau, wann und von wem Gastartikel eingeplant sind und an welchen Blogparaden ich wann teilnehme.

zu 2.
Damit ich mit dem Verbreiten meines Contents nicht mehr Zeit verbringe, als mit dem Schreiben meiner Blogartikel, habe ich beschlossen, die Postings in den sozialen Netzwerken möglichst zu automatisieren. Hierfür benutze ich das Online-Tool CoSchedule[*], das auch als WordPress-Plugin erhältlich ist.

zu 3.
Obwohl ich erst seit sechs Monaten in den sozialen Netzwerken aktiv bin, ist die Anzahl meiner Kontakte, Fanpage-Likes und Gruppenmitgliedern in meiner Facebook Gruppe Projekt-Pioniere rasant gewachsen. Derzeit ist es de facto so, dass ich mit meinen Kommentaren und Antworten kaum noch hinterher komme. In diesem Jahr werde ich daher meine Netzwerkstrategie optimieren und weiß auch schon, an wen ich mich wenden werde. Ich hatte nämlich das große Glück im InspirationsCamp Sabine Piarry und ihre Netzwerkstrategie kennen zu lernen.

Liebe Grüße an Dich, Sabine.

Soviel zum Punkt #1 Retrospektive. Kommen wir nun zum zweiten Punkt, der Jahresplanung.

Jahresplanung –  Schritt #2 Kreative Auszeit

Mitte Dezember habe ich mir dann eine kreative Auszeit genommen. Diese Auszeit habe ich dazu genutzt, um

• nochmals über die offenen Punkte der Retrospektive nachzudenken
• mir Gedanken über die zukünftige Ausrichtung meines Blogs zu machen
• Ideen für Blogartikel zu sammeln
• mein Vision-Board zu aktualisieren
• meinen ersten Video Kurs zu strukturieren („Agiles Projektmanagement für Selbständige mit Trello“, geplanter Erscheinungstermin Februar 2016)

So eine Auszeit ist ideal, um

• einfach mal die Seele baumeln zu lassen, weit ab vom Tagesgeschäft
• und den Kopf frei zu bekommen für Dinge, die dir wirklich wichtig sind.

Die Ergebnisse aus der Retrospektive und der kreativen Auszeit ergeben den Input für den dritten Punkt der Jahresplanung. Nämlich die eigentliche Planung.

Jahresplanung  – Schritt #3 Jahresplanung

Der wichtigste Grundsatz für meine Jahresplanung:

Erstelle deinen Jahresplan fürs kommende Jahr niemals im Dezember.

Denn ich weiß nicht, wie’s dir geht, aber meiner Erfahrung nach hat der Dezember häufig die Tendenz zum stressigsten Monat überhaupt zu werden. Von Besinnlichkeit keine Spur …

• in den Unternehmen steht der Jahresabschluss an
• die Inventur macht sich nicht von alleine
• jeder will Urlaub haben und die verbliebenen Mitarbeiter können zusehen, wie sie den Betrieb aufrechterhalten
• es wird von dir erwartet, dich möglichst auf sämtlichen Weihnachtsfeiern blicken zu lassen – sei es in der Firma oder im Verein
• und der übliche Verwandtschafts-Marathon steht an usw.

Wie willst du mit all diesen Dingen und Erwartungen im Kopf das nächste Jahr vernünftig planen?

Ich fange damit immer erst in der zweiten Januar-Hälfte an, wenn sich die arbeitende Bevölkerung wieder in einem „Normalzustand“ befindet.

Wie gehe ich dabei vor?

• In den kompletten Jahresplan, d.h. für alle zwölf Monate, trage ich nur die Aufgaben und Termine ein, die wirklich an einem festen Datum erledigt werden müssen.
  • z. B. Urlaube, Konferenzen, USt-Voranmeldungen, Wartungstermine oder Kündigungsfristen.
• Ansonsten plane ich maximal drei Monate im Voraus, weil meiner Erfahrung nach sind drei Monate absolut ausreichend. Wenn man länger plant, kommt einem meistens das Leben dazwischen und man verbringt unnütze Zeit damit, im Plan herum zu ändern.
• Was die Detailtiefe angeht, so so plane ich die kommende Woche, beziehungsweise den kommenden Monat, besonders genau.

Als Tool für meine Jahresplanung benutze ich Trello[*]. Auf meinen Trello-Boards hab ich – in Kombination mit dem GMail– oder besser noch dem Sunrise-Calendar – den notwendigen Überblick über meine Projekte, Aufgaben und Termine.

Wie sieht´s mit deiner Jahresplanung aus?

Bist du schon fertig oder hast du noch gar nicht angefangen?

Was ist dein Lieblingstool für die Jahresplanung?
Wenn Du eher der Minimalist bist und dem GTD-Workflow arbeitest, gibt´s noch eine EXCEL-Vorlage zum Download: GTD – Getting Things Done with Excel.xlsx

Jahresplanung Excel-Vorlage 2017 / Kalender 2017

Warum nicht meinen Jahresplaner-Kalender-2017.xlsx downloaden, dann hast du dir wieder Arbeit erspart.

Egal, zu welcher Jahreszeit oder in welchem Monta du diesen Artikel liest: Es ist nie zu spät, mit der Jahresplanung zu beginnen.

PS: Dieser Artikel ist auch Bestandteil der Blogparaden von Petra von Schenck: „Frische Aussichten für 2016“ und Jacky Wesling: „Wie dein Business-Blog entstanden ist.“

Bildnachweis: www.pixabay.com | Unsplash | #690122

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